Zukunftsfähig mit Qualitätsmanagement

Ein weitere Entwicklung spricht ebenso dafür, sich in der Zahntechnik mit Qualitätssicherung auseinanderzusetzen. Immer mehr Zahnärzte sind bereit, das bereits seit 2006 gesetzlich vorgeschriebene QM in ihren Praxen umzusetzen, nachdem Kammern zunehmend Arbeitshilfen zur Umsetzung anbieten. Man kann davon ausgehen, dass zukünftig QM-Standards in der Zusammenarbeit mit zahntechnischen Laboren eine größere Rolle spielen werden.

Führungspersonen tun also gut daran, „Qualität“ als eine zentrale Herausforderung ihrer gesamten unternehmerischen Tätigkeiten zu begreifen. Qualität betrifft nicht nur die rein zahntechnischen Arbeitsvorgänge. Sie umfasst das Unternehmen Labor mit allen seinen organisatorischen und personellen Strukturen, bindet den Kunden Zahnarzt bei der Planung und Umsetzung der Versorgung der Patienten mit ein und steht für Zuverlässigkeit und Vertrauen in der öffentlichen Wahrnehmung.

Es fordert immer mehr Zeit, Zahnärzte und deren Patienten dienstleistungsorientiert zu betreuen. Diese Zeit steht dem Zahntechnikermeister als Unternehmer nicht mehr zur Verfügung, um z.B. selbst produktiv am Werkstück zu arbeiten und dabei stets Ansprechpartner für seine Mitarbeiter zu sein. Vorgegebene Arbeitsabläufe und Qualitätskriterien im Labor müssen gewährleisten, dass der laufende Betrieb auch ohne das „Mitarbeiten“ des Chefs aufrechterhalten wird. Ein qualifiziertes und trainiertes Team wird mit diesem Umstand gut umgehen können.  Qualitätsmanagement-Systeme entfalten ihre Wirkung erst dann, wenn alle Beteiligten sich engagieren, die Vorgaben auch konsequent umzusetzen. Dabei spielen die Handlungskompetenzen der Mitarbeiter eine entscheide Rolle. Sie sind für den Erfolg oder Misserfolg eines QM-Systems „mitverantwortlich“. 

Soll die Einführung Ihres QM-Systems erfolgreich sein, so sind folgende Faktoren zu berücksichtigen:

• Qualitätsmanagement beginnt beim Chef
  • Wissen Sie, was Sie und Ihr Labor imstande sind zu leisten?
  • Wie definieren Sie unternehmerischen Erfolg? 
  • Wie sehen Ihre Pläne für das Labor aus?
  • Haben Sie klare Ziele vor Augen?

  
  Wenn Sie Antworten auf diese Fragen gefunden haben, dann wissen Sie um Ihre Stärken und strategischen Ziele. Sie sind sich klar darüber, in welche Richtung sich Ihr  Betrieb entwickeln soll. Und Ihre Mitarbeiter sind motivierter. Denn Sie wissen dann, wofür sie sich einsetzen sollen. 

• Systematische Vorgehensweise
  Die Einführung eines QM-Systems kann nicht in einem Schnellverfahren erledigt werden und ein vorgefertigtes QM – sozusagen „von der Stange“ – ist wenig nützlich für den Betrieb. In der Regel erstreckt sich das Projekt über einige Monate. Daher ist eine systematische Vorgehensweise in bestimmten Projektstufen von der Bestandsaufnahme, der Festlegung der Laborprozesse, der Dokumentation, der Umsetzung bis hin zu einer optionalen Zertifizierung unabdingbar.

• Prozesse sind der Kern des QM
  Bei der Einführung eines QM-Systems ist das Erfassen und Beschreiben von Prozessen ein wesentlicher Bestandteil. Prozesse bilden die Basis für betriebswirtschaftliche Berechnungen. Wenn Sie die Laborprozesse kennen und beherrschen, sind Ihre  Kosten- und Gewinnplanungen realistisch und Ergebnisse treffen eher so ein, wie sie erwartet werden. Ein Beispiel soll dies verdeutlichen. Es gehört zum Laboralltag, individuelle Versorgungen zu planen und zu kalkulieren. Ohne Kostenaufstellungen kommen i. d. R. keine Aufträge zustande. Sie sollten dann sicherstellen können, dass Laborprozesse so ablaufen, dass zugesagte Kostenplanungen eingehalten werden können. Dafür haben Sie die Regeln im QM-System festgelegt. 

• Dokumentieren mit Augenmaß
  Die Frage nach dem Dokumentationsumfang lautet in Laboren, die insbesondere eine Zertifizierung anstreben, häufig: „Was müssen wir beschreiben, um das Zertifikat zu bekommen“, statt: „Welchen Nutzen bringt es uns, wenn wir bestimmte Regeln schriftlich festlegen?“ Die Dokumentation sollte so gestaltet sein, dass sie nicht zum Selbstzweck missbraucht wird, sondern sich vielmehr im Alltag bewährt und für alle Beteiligten nützlich ist.
  
  Ein wesentlicher Nutzen besteht zweifellos in der Rechtssicherheit. Mit der Dokumentation belegen Sie nachweislich, dass gesetzliche und behördliche Vorgaben, wie Patientenschutz, Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz, Datenschutz  und Umweltschutz eingehalten werden. Die Dokumentation zum QM-System ermöglicht es, Aufsichtsämtern und Behörden, ihren Kontrollpflichten reibungsloser nachzukommen. Sie sparen sich Kosten und hektische Suchmanöver nach vorzuweisenden Unterlagen dank der QM-Dokumentation.

• Stillstand vermeiden
  QM ist kein einmaliges Projekt mit einem definierten Abschluss. Gerade die sich ständig verändernden Marktbedingungen fordern die Laborführung dazu auf, ihr QM-System den neuen Kundenanforderungen und -bedürfnissen immer wieder anzupassen. Dann sind Mitarbeiter gefragt, die Verantwortungsbereitschaft zeigen, sich auf veränderte Arbeitsweisen einzulassen und umzustellen.