Wichtiger Teil Ihres Qualitätsmanagements: Wissen verschafft Vorsprung!

Wissen wächst und bringt neue Ideen hervor, wenn es geteilt, aufgeschrieben und somit bewahrt wird. Das gilt insbesondere für das verborgene Wissen, das noch nicht artikuliert bzw. beschrieben wurde. Geschieht dies nicht, gehen Erfahrungen und Erkenntnisse verloren. Die Verluste sind besonders dann spürbar, wenn ein langjähriger Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

Seit 2015 fester Bestandteil des QM: Wissensmanagement

Der Umgang mit Wissen ist wesentlicher Bestandteil eines Qualitätsmanagements. Dessen Bedeutung zeigt sich auch darin, dass 2015 in der letztmalig vorgenommenen Revision der Norm ISO 9000 „Wissensmanagement“ in den Katalog der Anforderungen mit aufgenommen wurde. 

Zweckmäßig beginnt der Einstieg in das Wissensmanagement mit der Beantwortung folgender Fragen: 

• Wie decken wir „verborgenes“ Wissen auf?
• Wie bewahren wir unser Wissen?
• Wie können wir Wissen vermehren? 

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3-Punkte-Plan für perfektes Wissensmanagement in Ihrem Qualitätsmanagement

1.Verborgenes Wissen aufdecken

In den Köpfen sammeln sich täglich neue Erfahrungen und neues Wissen an. Damit steckt in jedem Menschen ein riesiges Potenzial. Dieses Wissen kann sein Potential nur entfalten, wenn es aus den Köpfen „herausgeholt“ wird und zur Anwendung kommt. Wenn es dann noch gelingt, das Wissen der einzelnen Mitarbeiter zu vernetzen, kann nicht nur die Produktivität beigehalten werden, sondern auch Neues entstehen.

Eine systematische Methode, noch verborgenes Wissen greifbar zu machen, ist gemeinsam im Team, die Wirkungsweise der Arbeitsprozesse zu hinterfragen. 

Mitarbeiter haben prinzipiell in der Regel das Bedürfnis und auch den Anspruch, ihr Wissen in den Betrieb einbringen zu können. Dabei wird so einiges an  Erfahrungswissen, das nirgendwo festgehalten ist außer in den Köpfen der einzelnen Mitarbeiter, aufgedeckt. Führen Sie sich vor Augen, wie lange es dauert bis ein Techniker die „Handschrift“ Ihres Labors trägt, dann werden Sie sich zu dieser oftmals ungenutzten Wissensquelle sicher Zugang verschaffen wollen. 

Dieses Wissen wird für alle Beteiligten „begreifbar“ und nutzbar, wenn es in die   Dokumentation der Arbeitsprozesse einfließt. Wenn ich von Dokumentation spreche,   meine ich die Art von Dokumentation, mit der mit einfachen Mitteln das Wissen rund um die Laborabläufe konserviert wird. So sind z. B. perfekte Güsse, die maßgeblich von der Einbettmasse abhängig sind, eine wichtige Voraussetzung für die Herstellung hochwertigen Zahnersatzes. Damit die Qualitätsziele erreicht werden, können betriebsspezifisch fortgeschriebene Aufzeichnungen über das Expansionsverhalten der Einbettmassen für die Kontrolle und Steuerung der Produktqualität genutzt werden. So wird notwendiges Wissen für alle im Team sichtbar und verfügbar.  

2.Wissen bewahren 

Jeder abwandernde Mitarbeiter hinterlässt eine Wissenslücke, die Sie durch die Einstellung und Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters wieder schließen müssen. Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung sind darauf ausgerichtet, die Loyalität der Mitarbeiter zu Ihrem Unternehmen zu stärken.

Eine Vielzahl von Erkenntnissen besagt, dass gerade ein hohes Maß an Selbstbestimmung bei der Arbeit und herausfordernde Aufgaben sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken. Ein zufriedener Mitarbeiter wird nicht so schnell  abwandern, wenn ihm ein attraktives Angebot eines Konkurrenten vorliegt.

Wesentliche Voraussetzung für die Selbstbestimmung ist, dass jedem Einzelnen sein benötigtes Wissen auch jederzeit zur Verfügung steht, festgehalten in der Dokumentation der Arbeitsabläufe. 

Viel wichtiger als finanzielle Aspekte sind die weichen Faktoren, z. B. die Anerkennung und die Wertschätzung, um Mitarbeiter zu halten und deren Wissen für den Betrieb zu bewahren. Dazu gehört auch, Verbesserungsvorschläge und Ideen von Mitarbeitern ernst zu nehmen und - soweit möglich - auch konsequent umzusetzen. 

3.Wissen vermehren 

Wissen ist die einzige  Ressource, die wächst, wenn sie genutzt wird.

Personalentwicklungsmaßnahmen sind also gleichzeitig auch immer Maßnahmen, Wissen zu vermehren. Zufriedene und motivierte Mitarbeiter haben das Bedürfnis, sich regelmäßig weiterzubilden und die eigenen Aufgaben optimaler zu gestalten oder sich auch neue Bereiche Tätigkeitsbereiche zu erschließen. 

Nicht nur externe und interne Schulungen führen zur Erweiterung des Wissensbestandes. Auch Fachliteratur, Fachzeitschriften und Multimediaschulungen (aktuelle DVD´s zu einem ausgewählten Thema) sollten im Labor für die Fortbildung der Mitarbeiter zur Verfügung stehen, um zur Wissensverteilung und -erweiterung beizutragen.

Wenn es gelingt, nach der Lektüre, das erworbene Wissen der Mitarbeiter zu vernetzen, wie z. B. durch Kurzreferate Einzelner über das erworbene Wissen, kann nicht nur die Produktivität beigehalten werden sondern auch Neues entstehen. Diese Vorgehensweise kann auch bei externen Schulungen angewendet werden. In der Regel nimmt nur ein ausgewählter Personenkreis an den Veranstaltungen teil. Im Anschluss an eine externe Schulungsmaßnahme sollte der Teilnehmer darüber im Rahmen einer Teambesprechung berichten. So profitiert das ganze Team von den neu gewonnenen Erfahrungen und lernt dazu. 

Fachmessen und Kongresse eignen sich bestens, um den Wissensaustausch in Form von Netzwerken zu pflegen und dadurch innovatives Wissen entstehen zu lassen. Damit Ihnen auch entferntere Kontakte und der Austausch erhalten bleiben, empfiehlt sich die Verknüpfung über berufliche Social Networks wie LinkedIn, Xing oder Facebook.

Checkliste für das Wissensmanagement

Besteht Handlungsbedarf im Umgang mit Wissen?

• Werden Teambesprechungen auch für den Erfahrungsaustausch genutzt, wenn  Fehler, Fehlerursachen und Verbesserungen besprochen werden?
• Wird Schulungsbedarf mitarbeiterbezogen ermittelt und Maßnahmen umgesetzt, mit dem Ziel, Wissen im Labor zu entwickeln?
• Berichten Mitarbeiter nach einer externen Schulungsmaßnahme z. B. in der Teambesprechung ihren Kollegen und Kolleginnen über Erfahrungen und Inhalte?
• Werden externe Quellen genutzt, um das Laborwissen zu entwickeln (z. B. Fachliteratur)? 
• Wird das Wissen der Lieferanten und Geschäftspartner genutzt? 
• Fließt neu gewonnenes Wissen in die Laborprozesse mit ein?