Wie effektiv ist die Kommunikation zwischen Zahnarztpraxis und Dentallabor?

Für eine erste Überprüfung der Kommunikation in Ihren Geschäftsbeziehungen lohnt sich ein 3-Punkte-Check.

Haben Sie einmal beobachtet und hinterfragt, wie oft am Tag vom Dentallabor zur Auftragsklärung in der Zahnarztpraxis angerufen wird? In der Praxis weit verbreitet ist es, für eine Arbeit mehrfach rückzufragen – und das nur, weil notwendige einfache Informationen fehlen, die auf dem Auftragszettel hätten vermerkt werden können. Ein häufiges Beispiel ist die fehlende Angabe zur Zahnfarbe. Das nervt beide Seiten und kostet viel Zeit, unter anderem, weil andere Abläufe unterbrochen werden müssen. Selbstverständlich ist und bleibt der Austausch zwischen Zahnarzt und Zahntechniker zu Fragen der technischen Ausführung sehr wichtig. Dabei entstehen die nötigen Freiräume für den fachlichen Austausch, der beide Seiten wirklich voranbringt, vor allem dann, wenn die Kommunikation bei den einfachen Dingen aufwandsarm funktioniert. In den nächsten Jahren könnte ein digitaler Auftragszettel den Prozess der Auftragsklärung vereinfachen.

Bei Absprachen zwischen Zahnmedizin und Zahntechnik geht es fast immer um Termine. Zahnmedizin und Zahntechnik sind ein Tagesgeschäft, bei dem sich auf beiden Seiten die permanente Erreichbarkeit nicht einfach gestaltet. Weil ja der Behandler die meiste Zeit des Tages am Stuhl behandelt, ist es sehr wahrscheinlich, dass der Zahntechniker gerade mit seinem Anruf „stört“. Umgekehrt will ein Zahnarzt für eine Problemlösung gerne den Chef oder einen bestimmten Techniker sprechen – aber auch diese sind vielleicht gerade für einen Außentermin unterwegs oder sitzen konzentriert an einer komplizierten Arbeit. Prüfen Sie für sich, ob es in Ihrer Geschäftsbeziehung Absprachen (und Möglichkeiten) gibt zu Telefonzeiten, zu denen man sich fest verabredet. Das wird in der Regel nicht alle Fälle abdecken, aber zu einer spürbaren Entlastung führen. Darüber hinaus bietet die Digitalisierung die Chance für eine zeitversetzte Kommunikation. Der Partner ruft beispielsweise eine Videonachricht dann ab, wenn dies in den Ablauf passt und antwortet zeitversetzt. Beachten Sie dabei den Datenschutz und wählen Sie nur sichere Kommunikationswege. Facebook oder WhatsApp dürfen beispielsweise nicht für den Austausch von Patientendaten verwendet werden.

Eine gute Organisation ist wichtig für die effektive Kommunikation. Doch wie sieht es in Ihrer Geschäftsbeziehung zwischen Zahnarztpraxis und Dentallabor mit dem guten Ton aus? Gute und effektive Problemlösungen entstehen nur dann, wenn beide Seiten die Kunst des Zuhörens beherrschen und bereit sind zu einer wohlwollenden Feedback-Kultur. Vor allem von der Laborseite werden sehr häufig die Defizite auf der Praxisseite beklagt. Hier wird sich in den nächsten Jahren durch die Veränderung in der Praxislandschaft sehr viel tun. Die neue Generation der jungen Zahnärztinnen und Zahnärzte kommuniziert gerne. Dabei fehlt vielen jungen Behandlern die praktische Erfahrung im Bereich Zahnersatz. Häufig bemängeln junge Zahnärzte, dass die Prothetik während ihrer Ausbildung eine nur untergeordnete Rolle gespielt hat. Um im Beruf voranzukommen und auch erfolgreich in der Prothetik zu praktizieren, werden das Feedback des Zahntechnikers und eine enge Zusammenarbeit immer wichtiger werden. Dies ist eine Chance für die Zahntechnik, die durch eigene Fortbildung mittels Kommunikationstraining für die nahe Zukunft leicht erschlossen werden kann.

Im Alltagsgeschäft hakt es häufig in der Kommunikation zwischen Zahnarztpraxis und Dentallabor. Mangelhaft ausgefüllte Auftragszettel und eine nicht durchdachte Auftragsklärung zu Beginn der Arbeit im Dentallabor führen zu vielen Telefonaten und Kontakten, die nerven und Abläufe stören. Mit Hilfe der Digitalisierung und klarer Absprachen lassen sich erhebliche Verbesserungen erzielen, von denen beide Seiten profitieren - in Form von Zeitersparnis, optimierten Abläufen und einer wertschätzenden und angenehmen Zusammenarbeit.