Routinierter Start in das neue Jahr

Es gibt Aufgaben, die Sie regelmäßig mindestens einmal jährlich in Ihrem Betrieb erledigen sollten. Erledigen heißt nicht zwangsläufig, dass Sie als Laborleiterin oder Laborleiter alles selbst bearbeiten müssen. Viele Aufgaben lassen sich bestens delegieren. Damit schaffen Sie Motivation in Ihrem Team und zeigen als Führungsperson Stärke. Sie gehen routinemäßig nach einem Plan vor und überlassen die Entwicklung Ihres Betriebs nicht dem Zufall.Ein guter Zeitpunkt für die Abarbeitung regelmäßig anstehender Aufgaben ist sicher der Jahreswechsel. Unterjährig können solche Aufgaben schnell mal vergessen werden und die Organisation der Abarbeitung ist zudem aufwendiger.

Welche Aufgaben stehen zum Jahreswechsel an?

Laborziele aktualisieren

Es ist der richtige Zeitpunkt, um die Weichen für eine positive Weiterentwicklung Ihres Betriebs zu stellen. Überprüfen Sie als erstes, ob Sie die Ziele des vergangenen Jahres erreicht haben:

• Was wurde erreicht?
• Was war nicht so gut, wo waren wir nicht erfolgreich?
• Was war besonders wichtig?

Die Ergebnisse liefern Ihnen Vorgaben für die kommenden Jahresziele. Überlegen Sie, ob Leitbild und Politik auch zu den neuen Zielen „passen“. Sollten Kurskorrekturen notwendig werden, so empfiehlt sich, dieses als erstes zu tun. Danach setzen Sie sich mit Ihrem gesamten Team zusammen und stellen die neu gesetzten Ziele vor. Unter dem gesamten Team ist auch tatsächlich die gesamte Belegschaft gemeint. Jetzt weiß ein jeder, was ihn in neuem Jahr erwartet und welchen Beitrag er zur Zielerreichung leisten wird.

Schulungen planen

Sobald die Laborziele festgelegt sind,  können Sie bereits Schulungsmaßnahmen planen. Der Qualifikationsbedarf steht mit den Zielen und der damit einhergehenden Strategien fest. Erstellen Sie einen Schulungsplan für das kommende Jahr und ergänzen diesen um weitere Schulungen, die regelmäßig jährlich aufgrund gesetzlicher Vorschriften durchgeführt werden müssen. Wenn Sie gleich zu Jahresbeginn Einzelgespräche mit ihren Mitarbeitern zur Zielerreichung und Karriereplanung führen, können auch individuelle Wünsche im Schulungsplan berücksichtigt werden. 

Ordnung schaffen im Archiv

Die Entscheidung, was vernichtet bzw. gelöscht werden kann, fällt nicht immer leicht und sorgt regelmäßig für Diskussionen. Faustregel ist, dass Dokumente und Daten nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen ordnungsgemäß vernichtet werden können. Wenn es um die Vernichtung bzw. Löschung personenbezogener Daten geht, müssen noch zusätzlich Regeln der Datenschutzgrundverordnung beachtet werden.

Wenn Sie eine Liste anlegen, in der alle Dokumente in digitaler und Papierform nebst ihren gesetzlich vorgegeben Aufbewahrungsfristen aufgeführt sind, tun Sie sich erheblich leichter.

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Materiallager überprüfen

Überprüfen Sie, ob alle Materialien, die im Mund des Patienten verbleiben, noch innerhalb der Verfallsgrenzen eingesetzt werden können. Gibt es Materialien, mit denen Sie gar nicht mehr arbeiten? Werden bei der Lagerung auch die Herstellerangaben beachtet? Mindestens einmal jährlich sollte das Lager gründlich sortiert werden.

Ihr Materialbestand beinhaltet i. d. R. auch Gefahrstoffe. Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese

• in einem Gefahrstoffverzeichnis zu führen
• für jeden Gefahrstoff ein Sicherheitsdatenblatt bereitzustellen sowie
• Betriebsanweisungen für den Umgang mit Gefahrstoffen zu erstellen.

Überprüfen Sie in Ihrem Betrieb, ob diese Anforderungen erfüllt werden.

Wartung und Instandhaltung planen

Ausfälle von Geräten und Anlagen können zum Teil vermieden werden, wenn regelmäßig Wartungen durchgeführt werden und Prüfmittel kontrolliert werden. Wenn Sie bereits einen Gerätewartungsplan angelegt haben, dann überprüfen Sie diesen auf Vollständigkeit und merken sich die Wartungstermine  vor. Denken Sie schon jetzt daran, ggf. benötigte Dienstleister zu beauftragen.

Fertigungsstandards bereitstellen

Auch wenn diese Aufgabe mit mehr Anstrengung verbunden ist, so lohnt es sich, sie anzugehen. Denn mit einer qualitätsgesicherten Fertigung behaupten Sie Ihre Position im Markt. Damit dies so bleibt, müssen Fertigungsabläufe festgelegt und in einem vernünftigen Maße dokumentiert sein.

Setzen Sie eine Teambesprechung an und stellen die dokumentierten Abläufe Fertigungsprozesse zur Diskussion:

• Beschreiben die Prozesse ausreichend den aktuellen Stand der Fertigung?
• Kennen alle Mitarbeiter die vereinbarten Abläufe?
• Halten die Mitarbeiter die Standards ein?
• Gibt es Verbesserungsbedarf?

Entsprechend der Ergebnisse werden die Fertigungsabläufe angepasst. Werden sie Sie von allen Beteiligten verpflichtend eingehalten, so können die am Markt abgegebenen Qualitätsversprechen auch weiterhin eingehalten werden.