Laborprozesse analysieren

Sich mit Laborprozessen auseinanderzusetzen braucht Zeit, die man eher bereit ist, zu investieren, wenn gute Gründe vorliegen. Denn dann kann die Laborleitung ein solches Projekt besser dem Team „schmackhaft“ machen und die Mitarbeiter sind eher bereit, sich zu engagieren. Ohne den richtigen Anlass besteht die Gefahr, dass Dinge zerredet werden und die meist ohnehin schon knappen zeitlichen und personellen Ressourcen nicht sinnvoll eingesetzt werden.

Gute Gründe gibt es nicht selten:

• Sie wollen Ihr Leistungsspektrum erweitern oder beabsichtigen, Mitarbeiter neu einzustellen
  Bei jeder konkreten Veränderung der Laborstrukturen und/oder Leistungen ist die Betrachtung der bereits vorhandenen und der zu planenden Prozesse eigentlich  eine Pflichtaufgabe.
• Kunden beschweren sich über unzureichende Leistungen und Services
  Jede Beschwerde, ist Grund genug, um sich über Prozessabläufe Gedanken zu machen.
• Die Fehlerrate ist zu hoch, d. h. die Qualität stimmt nicht
  Auf der Basis der Prozessbeschreibungen beginnt die Suche nach den Ursachen und Möglichkeiten der Verbesserung. 
• Die Laborziele wurden nicht erreicht
  Auch hier gilt, wenn die Erreichung der Ziele nicht erfolgreich war oder gefährdet ist, müssen Prozessabläufe auf den Prüfstand gestellt werden.
• Eine Kostensenkung ist beabsichtigt
  Unwirtschaftlich wäre es, Kostensenkungen über alle Laborbereiche und Ressourcen hinweg gleichermaßen anzusetzen. Die gezielte Betrachtung von Kosten in den Prozessen im Hinblick auf Einsparpotentiale ist hier sinnvoll. Dazu ist aber notwendig, dass die Prozesse umfassend beschrieben sind.
• Der Gesetzgeber erteilt neue Auflagen
  Auch konkrete gesetzliche Anforderungen, die umgesetzt werden müssen, sind ein zwingender Grund für die Analyse und Anpassung der Laborprozesse und deren Dokumentation.
• Sie wollen bestehende Blockaden zwischen Arbeitsbereichen oder speziellen Funktionsträgern beseitigen und generell die Zusammenarbeit verbessern
  Durch die Analyse der betroffenen Prozesse wird gemeinsam an Verbesserungen gearbeitet. Jeder im Team kann mit seinen Vorschlägen somit Einfluss nehmen auf die Arbeitsorganisation.

Prozessabläufe übersichtlich darstellen

Bei einer umfassenden und vollständigen Auseinandersetzung mit den Prozessabläufen hilft Ihnen das Schildkrötendiagramm (in der Fachwelt auch als "Turtle" bezeichnet) weiter. Es zeigt auf einen Blick,

• um welchen Prozess es sich handelt
• wie er mit anderen Laborprozessen verknüpft ist
• wie er funktioniert und
• was notwendig ist, damit er funktioniert.

Das Schildkrötendiagramm, als ein Instrument für eine erste Auseinandersetzung mit Prozessen, ist in der Regel verständlicher als eine schriftlich ausformulierte Beschreibung. Mitarbeiter finden sich im Allgemeinen in dieser visuellen Struktur schnell zurecht und können dann leichter in die „Tiefen“ eines Prozesses eintauchen. Dies wird vor allem dadurch ermöglicht, dass die verschiedenen Bausteine (1 bis 7 in der Abbildung) zunächst getrennt voneinander betrachtet und erst am Schluss der Diskussion zusammengeführt werden.

Der Kopf der Schildkröte stellt hierbei den Input (2) dar, unter dem Panzer findet der Prozess (1) statt und am Schwanzende entsteht der Output (3). Die 4 (Stand-)Beine der Schildkröte stellen dann dar, was für den Prozessablauf notwendig ist.
In das Schildkrötendiagramm eines zu betrachtenden Prozesses werden konkret eingetragen:

1. die Prozessbezeichnung
   Ein Prozess ist eine Abfolge von Tätigkeiten, die materielle und immaterielle Produkte erzeugt, verändert oder umwandelt. Jeder Prozess wird durch Beginn und Ende eindeutig festgelegt. Damit ist festgelegt, wie er mit anderen Prozessen verknüpft ist.
2. die notwendigen Eingaben, damit der Prozess reibungslos ablaufen kann
   Zu den Eingaben eines Prozesses zählen z. B. Material, Dokumente und Informationen. Je genauer diese beschrieben sind, um so „treffsichere“ kann das Ergebnis erzielt werden.
3. die gewünschten Ergebnisse aus dem Prozess
   In einem ersten Schritt muss das gewünschte Ergebnis eines Prozesses festgelegt werden. Davon hängt ab, welche Eingaben der Prozess benötigt, und wie die einzelnen Prozesstätigkeiten ablaufen müssen.
4. die erforderliche Ausrüstung und Infrastruktur, sprich die materielle Ressourcen
   Diese müssen, soll der Prozess fehlerfrei verlaufen, funktionstüchtig bereit gestellt werden.
5. die erforderlichen Qualifikationen, Fertigkeiten der Mitarbeiter und die Verantwortlichkeiten sprich die personellen Ressourcen
   Es muss klar geregelt sein, wer wofür im Prozessablauf die Verantwortung übernimmt. Die Qualifikation des benannten Mitarbeiters muss sichergestellt sein ebenso wie die Einweisung in seinen Arbeitsbereich.
6. die Kennzahlen, anhand derer die Prozessziele sowie Prozessleistungen  überwacht werden 
   Prozesse können nur dann wirkungsvoll ablaufen, wenn sie mithilfe von geeigneten Kennzahlen gesteuert werden. Anhand der Kennzahlen wird die Wirksamkeit der Prozesse beurteilt, wie z. B. Durchlaufzeiten, Prozesskosten und Qualitätsmerkmale.
7. die Methoden und Verfahren, die im Prozessablauf angewandt werden
   Regelungen und Anweisungen, die im Prozessablauf von allen Beteiligten einzuhalten sind, werden  aus gesetzlichen und behördlichen  Vorschriften als auch aus laborinternen Anforderungen abgeleitet. Sie liegen dann in Form von Verfahrens-, Arbeits- und Prüfanweisungen, Checklisten oder grundlegenden Verhaltensregeln im Labor-Handbuch vor.

Das Schildkrötendiagramm wird besonders effektiv in Teambesprechungen eingesetzt. Gemeinsam werden alle Prozessparameter einschließlich der Ressourcen und Anforderungen an einen ausgewählten Prozess in dieser grafischen Übersicht diskutiert und zusammengefasst. Dies führt dazu, dass Mitarbeiter sich auf diese Weise auch mal mit Laborprozessen beschäftigen, die außerhalb ihres Arbeitsbereiches liegen. Das Schildkrötendiagramm fördert somit das Qualitäts- und Risikobewusstsein aller Beteiligten, angesprochen sind Führungskräfte ebenso wie ein jeder Mitarbeiter.