Gestalten Sie die Kommunikation in Ihrem Labor erfolgreich

„Wir sind doch im ständigen Gesprächskontakt, hier redet jeder mit jedem!“ So reagieren nicht selten die Chefs in zahntechnischen Betrieben, wenn sie auf das Thema Kommunikation angesprochen werden. Fakt ist, dass 80% der Probleme in Unternehmen nicht aus fachlichen Defiziten entstehen, sondern weil es an der „richtigen“ Kommunikation mangelt.

Kommunikation stammt aus dem Lateinischen „communicare“ und bedeutet so viel wie „teilen, mitteilen, gemeinsam machen, vereinigen“. Kommunikation dient also dem Informationsaustausch zwischen Menschen, den man insbesondere im beruflichen Umfeld nicht sich selbst überlassen, sondern proaktiv gestalten sollte.  

Labore benötigen eine Kommunikationsstruktur und formelle Regeln

Ein zielgerichteter Informationsaustausch benötigt eine Kommunikationsstruktur und formelle Regeln: Wer kommuniziert WANN, mit WEM und über WELCHE Inhalte muss gesprochen werden. Geregelte Kommunikation dient dem übergeordneten Unternehmensziel, seine Leistungen fortlaufend zu verbessern und den Kundenerwartungen gerecht zu werden.
Zum einen sind regelmäßig stattfindende Teambesprechungen dafür eine geeignete Kommunikations-Plattform. Zum anderen tragen Einzelgespräche unter vier Augen zur erfolgreichen Kommunikation im Labor bei und stärken das Vertrauen und das Wir-Gefühl im Team.

1.    Erfolgsfaktor für Ihr Labor: Teambesprechungen

„Wir sollen uns in regelmäßigen Abständen gemeinsam als Laborteam an einen Tisch setzen und uns unterhalten? Das kostet doch nur wertvolle Zeit, die uns dann für die Fertigung unserer zahntechnischen Unikate fehlt!“
Die wohl am häufigsten geäußerte Kritik, die an dem eigentlich unvermeidlichen Instrument der Teambesprechung geübt wird, lautet so oder so ähnlich. Um die Kritik zu entkräften, empfehle ich Ihnen, einfach nur einmal eine ganz normale Arbeitswoche zu beobachten. Zählen Sie die Zeit zusammen, die verloren geht, weil es zu Abstimmungsproblemen, Missverständnissen oder fehlender Information innerhalb des Teams kommt.
Teambesprechungen sind die Möglichkeit, zeitlich und inhaltlich nach einem festen Plan vorzugehen und den Informationsaustausch zwischen allen Beteiligten zu steuern.
Die Besprechungen sollen dazu beitragen, dass

• über gemeinsame Ziele und anstehende Veränderungen gesprochen wird
• die Vertrauenskultur gefördert und gefestigt wird
• der gleiche Wissensstand aller Beteiligten gewährleistet wird
• Sie als Chef oder Chefin die Kontrolle behalten und
• Verbesserungspotenziale aufgedeckt werden.

Sie werden feststellen, welche wertvolle Ressource diese formellen Besprechungen darstellen: Ihre Mitarbeiter wissen sehr wohl, wie und wo was besser laufen könnte!

Terminplanung
Für die notwendigen Rahmenbedingungen zu sorgen, das ist Aufgabe der Laborführung.
Wichtig ist zum einen, dass die Besprechungen regelmäßig stattfinden - der Rhythmus und die Dauer liegt in Ihrem Ermessen.
Die Termine werden am besten jährlich fest fixiert. Günstig ist, immer einen festen Wochentag einzuplanen, an dem alle Mitarbeiter anwesend sind und bei dem die benötigte Zeit für die Teambesprechung auch wirklich von jeglicher Laborarbeit frei gehalten werden kann. Zum Obersten Gebot muss es werden, die vereinbarten Termine auch pünktlich einzuhalten und damit zu erreichen, dass diese zum festen Bestanteil des Laboralltags werden.

Vorbereitung
Zum anderen müssen die Besprechungen gut vorbereitet werden. Die Zeit, die die Vorbereitung kostet, ist schnell wieder hereingearbeitet. Ganz zu schweigen von der Verbesserung des Betriebsklimas, die jeder im Labor sehr schnell spüren wird.
Für die Besprechung wird vorab eine Tagesordnung mit den zu bearbeitenden Themen erstellt. Sehr nützlich hat sich erwiesen, dass die Tagesordnung eine Woche vor dem Besprechungstermin ausgehängt wird und jeder im Team sich vorab Gedanken zu den geplanten Themen machen und seine eigene Ideen mit einbringen kann.

Durchführung
Die Moderation und Gesprächsführung muss nicht unbedingt der Chef innehaben, das kann genauso gut z.B. ein Mitarbeiter oder Mitarbeiterin sein, die sich am besten mit den aktuellen Themen vertraut gemacht hat. Besonders wichtig ist, dass die Ergebnisse und besprochene Maßnahmen protokolliert werden.

2.    Erfolgsfaktor für Ihr Labor: Jahresgespräch zwischen Chef und Mitarbeiter

Im Alltag ist es schwer, dem einzelnen Mitarbeiter die Beachtung und Konzentration auf seine Person zu vermitteln. Dies gelingt am besten in Vieraugengesprächen. Einzelgespräche fördern den Dialog und die Kommunikationskultur zwischen Führungsperson und Mitarbeiter. Und Sie zeigen Ihrem Mitarbeiter, wie wichtig er für den Laborbetrieb ist und welchen Beitrag er zum Ganzen leistet
Voraussetzung für ein erfolgreiches Zielvereinbarungsgespräch ist auch hier eine gute Vorbereitung. Sie als Vorgesetzter sollten Ihrem Mitarbeiter Zeit, Dauer und Ort des Gesprächs rechtzeitig bekannt geben. Zur Vorbereitung gehört auch, dass Sie und Ihr Mitarbeiter sich im Vorfeld überlegen, was Sie klären möchten. Führen Sie die Gespräche auf keinen Fall zwischen Tür und Angel und begrenzen Sie die Dauer auf 30 Minuten. Setzen Sie das Gespräch zu einem anderen Zeitpunkt fort, wenn Sie glauben, dass die Zeit nicht gereicht hat, um alle Punkte anzusprechen.
In den Gesprächen selbst werden die Leistung und die Zielerreichung des Mitarbeiters von Ihnen als Chef und aus der Sicht Ihres Mitarbeiters beurteilt und bewertet. Die Darstellung und Bewertung der Mitarbeiterleistung können Sie anhand der Vorlage „Jahresgespräch“ vornehmen (siehe kostenloser Download).