Controlling im Dentallabor: Nur gefühlt gut oder doch gemessen gut?

„Tatsächlich könnte die Gewinnmarge in den letzten Monaten besser sein. Ganz überraschend haben wir einen guten Stammkunden verloren – offiziell aus Altersgründen oder steckte doch etwas anderes dahinter?

In letzter Zeit häufen sich die Fehler im Modellguss und die Reklamationen der Kunden. Als Meister und Laborchef übernehme ich am Wochenende die Nacharbeiten. Wie wir uns für die Zukunft aufstellen – für solche strategische Überlegungen fehlt mir als Chef die Zeit.“ 

Wollen Sie agieren oder bestenfalls situativ reagieren? Es gibt Steuerungsinstrumente, die dem Unternehmer erlauben, nach vorne zu schauen und zu gehen. Sie sind dann erfolgreich, wenn Sie wissen, wo sie stehen und welche Ziele Sie verfolgen wollen. 

Wie im Cockpit eines Flugzeuges hilft Ihnen eine „Instrumententafel“, die Daten und Informationen über die aktuelle Lage Ihres Labors liefert und Ihnen ermöglicht, rechtzeitig Fehlentwicklungen zu erkennen. Sie treffen dann die Entscheidung, ob und wie Sie korrigierend eingreifen. Nur auf der Basis von zuverlässigen Daten und Fakten - wir sprechen hier von Kennzahlen -  können Sie zu jedem Zeitpunkt feststellen, ob Ihre Anstrengungen in die geplante Zielrichtung gehen. Mit Hilfe von Kennzahlen wird der Erfolg plan- und steuerbar. 

Solche Kennzahlen sind Ihnen bereits aus Ihrem Jahresabschluss und den betriebswirtschaftlichen Auswertungen Ihres Steuerberaters bekannt, z. B. Eigenkapitalrendite, Liquiditätsreserve oder Umsatzrentabilität. Mit Hilfe dieser Kennzahlen können Sie den finanziellen Erfolg messen.

Für Sie als Unternehmer ist es unverzichtbar, die wichtigsten wirtschaftlichen Kennzahlen zu ermitteln und zu überwachen, in dem Sie 

• den Umsatz, die Kosten und den erwarteten Gewinn (pro Monat/pro Jahr) realistisch planen,
• ihre Planungen regelmäßig kontrollieren, um auf bestimmte Entwicklungen zeitnah reagieren zu können,
• ihre Kontrollen anhand eines Soll-Ist-Vergleichs Ihrer Zahlen durchführen,
• ihre Liquidität überwachen, um nicht überrascht zu werden, dass Sie zwar rechnerisch einen Gewinn erwirtschaften, aber de facto auf dem Konto kein Geld mehr haben und
• die Zahlen Ihres Labors mit denen anderer Labore vergleichen (z. B. anhand des Konjunkturbarometers, das der VDZI regelmäßig veröffentlicht). 

Für Sie als Unternehmer ist es unverzichtbar, stets die wichtigsten finanziellen Kennzahlen Ihres Labors im Auge zu haben. So können Sie Schieflagen oder tief greifende Krisen vermeiden und behalten stets eine gute Bonität.

Auch nicht-monetäre Kennzahlen in Controlling aufnehmen

Jedoch: Sich alleine auf die Aussagekraft finanzieller Kennzahlen zu stützen, ist für eine nachhaltig erfolgreiche Laborführung nicht ausreichend. Denn finanzielle Kennzahlen sind so genannte Spätindikatoren, da sie sich auf bereits zurückliegende Ergebnisse der Laborleistungen beziehen. So wie man arbeitet, besser gearbeitet hat, spiegelt sich im Nachhinein in den Zahlen wieder. 

Durch die Hinzunahme weiterer, nicht monetärer Kennzahlen, die die Leistungen der Geschäftsprozesse gegenwärtig wiedergeben, erhält ein Unternehmen ein Steuerungssystem, das präventives Handeln ermöglicht. 

2.Kennzahlen zur Ermittlung der Prozessleistungen

Ihre Geschäftsprozesse bilden die Basis für die betriebswirtschaftlichen Berechnungen. Wenn Sie also die Leistungen dieser Prozesse messen und ermitteln, können sie mit Hilfe solcher Daten - auch Frühindikatoren genannt - vorausschauend reagieren. Z. B. ist eine nachlassende Mitarbeiterzufriedenheit oder unzureichende Mitarbeiterqualifikation ein frühes Anzeichen für verminderte Prozessleistungen. 

Durch Nutzung von Kennzahlen, die zu den Frühindikatoren gehören, gewinnt man Zeit und kann Fehlentwicklungen schneller entgegensteuern. 

Kennzahlen, die Ihnen die Bewertung Ihrer Prozessleistungen erlauben, sind z. B. 

• der prozentuale Anteil der Stammkunden,
• der prozentuale Anteil umgesetzter Kostenvoranschläge pro Quartal,
• der durchschnittliche Umsatz pro Mitarbeiter,
• der prozentuale Anteil der Garantie- und Kulanzkosten pro Quartal und 
• die durchschnittlichen Fortbildungstage pro Mitarbeiter und Jahr.

Für die Ermittlung der monetären und nicht-monetären Kennzahlen stehen Ihnen u. a. die

• Dentalsoftware,
• Auftragsdokumentation,
• Personalkartei,
• Buchhaltung,
• BWA und 
• ihre QM-Dokumentation 

zur Verfügung.

Regelmäßig stattfindende Teambesprechungen bieten dann die Plattform, um über Laborleistungen anhand von Zahlen und Fakten zu kommunizieren. Dann gelingt es auch, objektiv zu beurteilen, ob die gemeinsamen Anstrengungen „gefühlt gut oder doch gemessen gut“ waren.