ePA ab 1. Oktober 2025 Pflicht – bei Nichterfüllung drohen Sanktionen

Ab dem 1. Oktober 2025 müssen Zahnarztpraxen in Deutschland bestimmte Behandlungsdaten verpflichtend in die elektronische Patientenakte (ePA) einstellen. Die neue Regelung stammt aus dem Gesetz zur Digitalisierung des Gesundheitswesens („DigiG“) und zielt darauf ab, den Datenaustausch im Gesundheitswesen zu verbessern und die Versorgung effizienter und sicherer zu machen.

Was heißt „verpflichtend ab 1. Oktober“ konkret?

• Bis Ende September 2025 ist das Hochladen oder Befüllen der ePA in vielen Fällen freiwillig. Ab dem 1. Oktober ist die Nutzung verpflichtend für alle Leistungserbringer im Gesundheitswesen, also auch für Zahnarztpraxen.

• Wer die technischen Voraussetzungen nicht erfüllt oder die Befüllung verweigert, muss ab dem 1. Januar 2026 mit Sanktionen rechnen – z. B. Honorarkürzungen oder Kürzungen der TI-Pauschale.

• Es bestehen bestimmte technische Voraussetzungen: ein PVS mit einem ePA-Modul, mindestens ein elektronischer Zahnarztausweis (eHBA), SMC-B-Karte, Kartenlesegerät für die eGK, Konnektor oder Gateway in der Telematikinfrastruktur.

• Nur Daten, die aus der laufenden Behandlung stammen, elektronisch vorliegen, und im Behandlungskontext erworben wurden, müssen eingestellt werden. Altakten in Papierform oder ältere Dokumente müssen in der Regel nicht nachträglich digitalisiert werden.

Warum ist die Umsetzung dringend?

1. Ende der Schonfrist: Die Zeit bis zum 30. September 2025 ist die Übergangszeit für Praxen, um ihre Systeme vorzubereiten. Wer bis dahin nicht „ePA-ready“ ist, läuft Gefahr, ab Januar 2026 finanzielle Nachteile zu erleiden.
2. Technische Vorlaufzeit nötig: Die Installation, das Update des Praxisverwaltungssystems (PVS), die Einrichtung der Telematikinfrastruktur, der Kartenleser, das Einrichten von Zugriffsprozessen und Schulung des Praxisteams brauchen Zeit. Wer jetzt beginnt, kann Fehler vor dem Pflichtstart ausräumen und Arbeitsabläufe glätten.
3. Patientensicherheit & Qualität: Wenn relevante Befundberichte, Arztbriefe, Medikationsdaten schneller und vollständiger verfügbar sind, profitieren Patienten. Gleichzeitig vermindert sich das Risiko, dass wichtige Informationen fehlen — z. B. bei Überweisungen oder medizinischen Notfällen.
4. Rechtliche/abrechnungstechnische Risiken: Honorarkürzungen und andere finanzielle Sanktionen können erhebliche Auswirkungen auf Praxisbetrieb und Wirtschaftlichkeit haben. Zudem bringt die Pflicht auch Pflichten zur Information der Patienten über Nutzung, Widerspruchsrechte etc. mit sich.

Suchen Sie für Ihre Zahnarztpraxis noch die passenden Infos, Checklisten und Hilfsmittel zur Umsetzung und Integration der ePA? Hier werden Sie fündig: 

„Die ePA in der Zahnarztpraxis“ 

„Checklisten und Patienteninformationen zur ePA in der Zahnarztpraxis“