Prozess- bzw. Ablaufbeschreibungen – mehr als nur ein Dokument

Wird die Dokumentation an geltende Verordnungen ausgerichtet, können Prozesse standardisiert und reproduziert werden. Sie geben den Qualitätsstandard der Praxis wieder. Vorgabedokumente wie z. B. Arbeitsanweisungen und Checklisten helfen dem Mitarbeiter dabei, die einzelnen Arbeitsschritte nachzuvollziehen. Zu den Vorgabedokumenten zählen auch Gesetze et. al.

Durch vorgegebene standardisierte Anweisungen können Fehler vermieden, die Wirtschaftlichkeit gefördert und die Reproduzierbarkeit der Qualität sichergestellt werden. Darüber hinaus verfügt der Praxisinhaber von Beginn an über eine Rechtssicherheit, da er seine Prozesse mithilfe dieser Dokumentation an rechtlichen Vorgaben ausrichtet. Dies wiederum bewirkt gleichzeitig auch eine Risikominimierung. Arbeitsprozesse werden nicht willkürlich durchgeführt, sondern durch Planung (plan), Umsetzung (do), Bewertung (check) und Verbesserung (check) – (PDCA-Zyklus) standardisiert. 

Diese Argumentationen sprechen „auf dem Papier“ ohne Zweifel für Prozess- und Ablaufbeschreibungen. Was auf dem Papier logisch und sinnvoll erscheint, stellt mitunter bei der praktischen Umsetzung eine Herausforderung dar. Für die Erstellung dieser Vorgabedokumente ist es sinnvoll, sich Zeit zu nehmen, um eine hohe Qualität zu sichern.

Der Gesetzgeber schreibt in der GBA (Gemeinsamer Bundesausschuss, Qualitätsmanagementrichtlinie § 4) folgende Anforderungen fest:

• Wesentliche Prozesse der Patientenversorgung und der Praxisorganisation werden einrichtungsspezifisch identifiziert und geregelt.
• Diese werden in Form von Tabellen, Flussdiagrammen oder Verfahrensanweisungen dokumentiert.
• Dabei werden Verantwortlichkeiten aufgenommen und fachliche Standards berücksichtigt.
• Die Prozess- bzw. Ablaufbeschreibungen stehen den Mitarbeiter/-innen jederzeit zur Verfügung.
• Alle beteiligten Mitarbeiter/-innen können diese nachvollziehen und ihre jeweilige Aufgabe ableiten.
• Die Prozess- und Arbeitsanweisungen werden in festzulegenden Abständen überprüft und bei Bedarf angepasst.

Grundsätzlich heißt es in der QM-RL „wesentliche Prozesse der Patientenversorgung und der Praxisorganisation“. Hierunter fallen u. a. der Patientenempfang, die Materialbestellung und auch die Abrechnung sowie die Dokumentation der erbachten Leistung. Um nicht den Überblick zu verlieren, ist eine strukturierte Vorgehensweise empfehlenswert. Beispielsweise könnten vorab die Prozesse der Praxis in Behandlungsprozesse, Führungsprozesse und Unterstützungsprozesse eingeteilt werden. Anschließend könnte man die einzelnen Prozessgruppen detaillierter betrachten. Der Behandlungsprozess ist u. a. in Empfang, Patientenverwaltung, Vorbereitung der Behandlung, Diagnostik, Röntgen, Aufklärung, Behandlung, Nachbereitung, Dokumentation, Abrechnung und Nachbetreuung bzw. Nachsorge zu unterteilen. Zu den einzelnen Prozessgruppen können nun die relevanten Prozess- und Ablaufbeschreibungen erstellt werden.

Hier gibt es keinen! Die Begriffe werden synonym verwendet. Eine Arbeitsanweisung bzw. eine Standardarbeitsanweisung ist eine detaillierte, prägnante Beschreibung eines (einzelnen) wiederkehrenden Arbeitsschritts. Sie beschreibt konkret, was, wo, wie/in welcher Art und Weise durch wen durchzuführen ist, damit ein festgelegtes Ergebnis standardisiert reproduziert und die Qualität der Leistung/des Arbeitsschritts stetig sichergestellt werden kann.

Folgender Aufbau einer Arbeitsanweisung (AA) ist daher sinnvoll:

• Titel der AA
• Ziel/Zweck der AA
• Geltungsbereich der AA
• Verantwortliche/r
• die einzelnen Arbeitsschritte – detailliert dokumentiert als Text, Tabelle oder Flussdiagramm 
• evtl. Hilfsmittel zu den Arbeitsschritten
• evtl. mitgeltende Dokumente

In der Fachliteratur wird für die (S)AA teilweise auch die Abkürzung SOP (Standard Operation Procedure; Standardvorgehensweise) verwendet.

Eine Verfahrensanweisung beschreibt ein komplexes Verfahren (einen Prozess), das sich aus mehreren Arbeitsschritten an verschiedenen Arbeitsplätzen/-bereichen zusammensetzt. 

Das Ziel bei komplexen Verfahren besteht darin, auch diese standardisiert zu reproduzieren und eine gleichbleibende Qualität zu sichern. Verfahrensanweisungen beschreiben daher auch konkret, was, wo, wie/in welcher Art und Weise durch wen durchgeführt wird und berücksichtigen zusätzlich die nötigen Abfolgen, Schnittstellen und Wechselbeziehungen der einzelnen Arbeitsschritte.

Eine Verfahrensanweisung (VA) kann z. B. derart aufgebaut werden:

• Titel
• Ziel/Zweck der VA
• Geltungsbereich der VA
• Verantwortliche/r 
• Verfahrensablauf bzw. die einzelnen Verfahrensschritte – detailliert beschrieben als Text, Tabelle oder Flussdiagramm
• evtl. Hilfsmittel zu den einzelnen Verfahrensschritten
• evtl. mitgeltende Dokumente

Einen Arbeitsschritt führt meist nur eine Person durch. Am Verfahren selbst sind immer mehrere Personen beteiligt.

Die Verfahrensanweisung „maschinelle Aufbereitung von Medizinprodukten (MP)“ beschreibt von Beginn bis Ende den kompletten Prozess der Aufbereitung von Medizinprodukten, an dem meist mehrere Personen beteiligt sind. Sie definiert den praxisindividuellen Ablauf, indem sie die einzelnen Arbeitsschritte aufführt und auf die jeweiligen Arbeitsanweisungen (1. Vorbehandlung, 2. Trockenentsorgung, 3. Transport, 4. Zerlegen, 5. Beladen des RDG, usw.) als mitgeltende Dokumente verweist.

„AA Vorbehandlung von kontaminierten MP“

Diese Arbeitsanweisung beschreibt, wie der Titel es bereits vorgibt, nur den Arbeitsschritt „Vorbehandlung von kontaminierten MP“, aber dies wiederum bis ins Detail! Meist ist an diesem Prozess nur eine Person beteiligt.