Die Crossmatrix: Das Herzstück eines QM-Handbuchs

Die Handbücher sind umständlich geschrieben, mit unnötigen und gesetzlich nicht geforderten Anforderungen überfrachtet, und der Einstieg durch ein verständliches Register bzw. Inhaltsverzeichnis wurde nicht genutzt.

Herausforderung: Erstellung eines QM-Handbuchs 

Ein QM-Handbuch zu schreiben ist nicht sonderlich schwer. Das haben bereits zahlreiche Autoren aus der Zahnmedizin bewiesen. Das Entscheidende an einem Handbuch ist aber, dass es auch in der Praxis von den Mitarbeitern verstanden und umgesetzt werden kann. Hier liegt u. a. die Schwierigkeit in der Erstellung eines solchen Werkes für den zahnärztlichen Bereich. Jedes dieser Bücher will mit einem Register die Übersichtlichkeit und den Einstieg in die Inhalte des QM-Systems erleichtern. Leider werden hier die guten Möglichkeiten eines Registers nicht genutzt. Sehr oft ist am Markt zu beobachten, dass z.B. die einzelnen Paragraphen der G-BA-Richtlinie „eins zu eins“ in das Register übernommen werden. Wenn nun diese Inhalte bzw. das Register in der Praxis von den Mitarbeitern umgesetzt (lesen und verstehen) werden soll, ist das kaum möglich. Die Mitarbeiterinnen der Praxis können die Inhalte der Richtlinie und somit die Anforderungen nicht mit der Praxisorganisation in Einklang bringen, das QM-System „lebt“ nicht. Eine nachhaltige Umsetzung in die Praxisorganisation ist somit kaum möglich, denn Qualitätsmanagement ist als tägliche Aufgabenstellung zu betrachten. In der Richtlinie des G-BA werden die Anforderungen an ein einrichtungsinternes QM-System für die Organisation einer Zahnarztpraxis beschrieben. Diese Richtlinie ist aufgegliedert in einzelnen Paragraphen, in denen es z.B. um einzelne Werkzeuge zur Einrichtung eines solchen Systems geht. Mit Hilfe von Checklisten, Praxisabläufen und Formblättern werden die einzelnen Anforderungen beschrieben und später die notwendigen Nachweise zur Erfüllung der Anforderungen erbracht. Auch hier können sich weitere Probleme einstellen. Der Umfang eines QM-Handbuches kann sich über 100 – 800 Seiten erstrecken. 

Die Lösung: Das Herzstück eines QM-Handbuches, die Crossmatrix

Was den Teil der Richtlinien-„Zuordnung“ betrifft, kann eine einfache Crossmatrix für Abhilfe sorgen. Alle Praxen, die ein QM-System einführen, haben etwas gemeinsam. Die Infrastruktur einer Praxis ist in allen Zahnarztpraxen gleich. 

Durch eine Crossmatrix werden die einzelnen Anforderungen der Richtlinie auf die Infrastruktur der Praxis und somit auf die einzelnen Personengruppen und die Räumlichkeiten umgelegt. Die Personengruppen bestehen aus der Praxisleitung, den Beauftragten und den Mitarbeitern der Praxis. Die Räumlichkeiten einer Praxis werden durch die Verwaltung, den Empfang, das Wartezimmer, die Behandlung, Verabschiedung, Steri, Röntgen und dem Labor nachgebildet. In einem guten QM-Handbuch wird die Gemeinsamkeit einer einheitlichen Infrastruktur in Nutzen umgewandelt. In der unteren Abbildung wird eine mögliche Crossmatrix vorgestellt. Eine Crossmatrix besteht aus einer Kreuztabelle. Auf der linken Seite befinden sich die Anforderungen der Richtlinie. Im oberen Bereich wird die beschriebene Infrastruktur der Praxis abgebildet. Im Zentrum der Matrix wird nun durch ein Kreuz festgelegt, welche G-BA-Anforderung in welchem Bereich der Infrastruktur behandelt wird. 

Alle wichtigen und gesetzlichen Unterlagen, insbesondere Abläufe und Checklisten, werden nur den Räumen zugeordnet, in denen sie benötigt werden. Somit befindet sich z. B. eine Anleitung zum „OPG-Röntgen“ auch im „Praxisraum(-bereich) Röntgen“. Diese einfache Aufbaustruktur hat zwei wesentliche Vorteile für eine Praxis: Zum einen können sich die Mitarbeiter in Kenntnis der Räumlichkeiten einer Praxis sehr schnell einen Überblick zum Aufbau des QM-Handbuches verschaffen und die wichtigen Unterlagen schnell wiederfinden. Zum anderen liegt der große Vorteil darin, dass weitere Managementsysteme, wie z. B. das einrichtungsinterne Hygienemanagement, ohne großen Aufwand an die Struktur dieses Handbuches angepasst werden können.