Der 6-Punkte-Plan – optimale Vorbereitung für die Praxisbegehung
Es bleibt spannend – ständig neue Anforderungen, alles wird anspruchsvoller und die Herausforderung für Sie als Praxisteam wachsen. Jetzt heißt es, nicht den Kopf in den Sand stecken – denn die geforderten Hygiene-, Arbeitsschutz- und QM-Maßnahmen beinhalten umfangreiche Themengebiete, die nicht ad hoc erarbeitet werden können. Der Aufwand ist nicht zu unterschätzen. Daher ist eine bestmögliche und frühzeitige Vorbereitung notwendig!
Mit diesem 6-Punkte-Plan bereiten Sie sich optimal vor:
1. Legen Sie Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten in der Praxis fest
Damit jeder genau weiß, was er zu erledigen hat bzw. für was er verantwortlich ist, ist es notwendig, dass Sie im Team diese Regelungen besprechen und schriftlich festhalten.
Bestimmen Sie eine Hygieneverantwortliche in Ihrer Praxis.
Machen Sie klar, dass für etwas verantwortlich sein nicht automatisch bedeutet, dass dieser Mitarbeiter alle Tätigkeiten alleine ausführen muss.
Die Aufgaben können delegiert werden. Jedoch hat der verantwortliche Mitarbeiter zu gewährleisten, dass die Aufgabe so durchgeführt und erledigt wurde, als hätte er es selbst getan.
Klären Sie außerdem im Team offen und eindeutig, wer wem etwas sagen darf. Denn sonst kann es zu Reibereien kommen.
Eine Besprechung im Team sollte unbedingt angesetzt werden. Diese Besprechung ist sehr wichtig, damit alle auf dem gleichen Informationsstand sind. Das heißt, dass jeder weiß genau, wer von den Kollegen welche Zuständigkeiten bzw. Verantwortlichkeiten hat.
2. Eignen Sie sich Fachwissen/Sachkenntnisse an
Die mit der Aufbereitung von Medizinprodukten (MP) beauftragten Mitarbeiter müssen gemäß § 5 in Verbindung mit § 8 MPBetreibV aufgrund ihrer Ausbildung und praktischen Tätigkeit über die aktuellen Kenntnisse verfügen.
Folgende Inhalte der Sachkenntnis laut Anlage 6 der RKI-Empfehlung „Anforderungen an die Hygiene bei der Aufbereitung von Medizinprodukten“ (2006) müssen vorhanden sein:
- Instrumentenkunde
- Kenntnisse in Hygiene und Mikrobiologie (einschließlich Übertragungswege)
- Risikobewertung und Einstufung von Medizinprodukten gemäß der RKIBfArM-Empfehlung „Anforderungen an die Hygiene bei der Aufbereitung von Medizinprodukten“
- sachgerechtes Vorbereiten (Vorbehandeln, Sammeln, Vorreinigen, Zerlegen)
- Reinigung
- Desinfektion
- Spülung und Trocknung
- Prüfung auf Sauberkeit und Unversehrtheit
- Pflege und Instandsetzung
- Funktionsprüfung
- Kennzeichnung
- Verpackung
- Sterilisation
- dokumentierte Freigabe der Medizinprodukte zur Anwendung/Lagerung
- räumliche und organisatorische Aspekte der Aufbereitung
- Erstellen von Verfahrens- und Arbeitsanweisungen zur Aufbereitung
- Rechtskunde (MPG, MPBetreibV, BioStoffV, GefStoffV)
3. Führen Sie einen Vorab-Praxischeck durch
Um Defizite bei der Umsetzung der geforderten Maßnahmen zu erkennen, ist eine Analyse des aktuellen Ist-Stands unumgänglich. Verschaffen Sie sich einen Überblick, indem Sie anhand einer Checkliste überprüfen, was bereits umgesetzt wird und in welchem Bereich Handlungsbedarf besteht.
4. Legen Sie umzusetzende Maßnahmen fest
Aufgrund des Vorab-Praxischecks (Ist-Stand-Analyse) sehen Sie nun, in welchen Bereichen Sie tätig werden müssen. Erstellen Sie nun den Maßnahmenplan, indem Sie das zu behebende Defizit definieren und die zu ergreifende Maßnahme festlegen.
5. Kommunizieren Sie Ihre Ergebnisse der Praxisleitung/dem Team
Nur gemeinsam kommen Sie voran – alles andere ist zäh und enttäuschend!
Das heißt für Sie, dass Sie von Anfang an Ihr Team bzw. Ihre Kollegen über die Situation, Ihr Vorhaben und Ihre Vorstellungen über den Ablauf informieren sollten.
- Legen Sie genau fest, wer welche Aufgaben zu übernehmen hat, und definieren Sie auch eindeutig, bis wann Aufgaben erledigt sein sollen.
- Legen Sie eine To-do-Liste an mit
- den zu erfüllenden Aufgaben,
- den zuständigen Personen,
- einem Datum bis wann die Aufgabe erledigt sein soll,
- eine Kontroll-Spalte, um zu überprüfen, ob die Aufgaben auch durchgeführt wurden, und
- eine Spalte für sonstige Hinweise.
6. Gehen Sie gemeinsam an die Umsetzung
Planen Sie sich feste Zeiten für die Teambesprechungen ein, die Sie nicht verschieben.
Auch die Überprüfung, ob die Aufgaben zum vorgegebenen Zeitpunkt erledigt sind, ist ein äußerst wichtiger Bestandteil. Einerseits wissen Sie so um den Stand der Dinge und bekommen ggf. Hinweise oder zusätzlich wichtige Informationen zu den Punkten; andererseits sind Ihre Mitarbeiter/Kollegen aktiver in die Verantwortung genommen, wenn sie wissen, dass ihre zu erledigenden Aufgaben auch besprochen werden.
Verzagen Sie nicht, wenn nicht gleich alle Aufgaben zu Ihrer vollsten Zufriedenheit erfüllt sind. Manchmal fehlen noch Informationen oder es muss Rücksprache gehalten werden, um die Aufgabe letztlich bis zum Ende durchführen zu können.
Hier ist es wichtig, dass Sie genau nachfragen, an was es denn „hakt“!
Nehmen Sie sich Zeit für diese Besprechungen. Zwischen Tür und Angel funktioniert das nicht – Missverständnisse und Unmut im Team wären vorprogrammiert.
Ob Ihr Hygienemanagment bereits steht und Sie es lediglich aktuell zu halten brauchen, ob Sie etwas tun müssen, weil Ihre Hygienemaßnahmen Optimierungspotenzial haben, ob Sie als Praxisgründer neu starten oder tatsächlich eine Praxisbegehung ansteht – das Fachbuch „Hygienemanagement in der zahnärztlichen Praxis“ und der „Leitfaden Praxisbegehung“ sind ideale Nachschlagewerke und eine echte Hilfe für eine optimale Umsetzung Ihrer Hygieneansprüche in der Praxis.
Starten Sie durch und bleiben Sie am Ball. Viel Erfolg!
Und falls Sie dieses Jahr die IDS in Köln besuchen, schauen Sie doch am Messestand von Spitta vorbei. Dort bin ich am Freitag- und Samstagnachmittag. Ich würde mich freuen, Sie persönlich kennen zu lernen, um ein wenig mit Ihnen „fachzusimpeln“.
Ihre Nicola V. Rheia