Terminvergabe und Terminmanagement in der kieferorthopädischen Praxis
Behandlungszeit ist das wertvollste Gut in der kieferorthopädischen Praxis. Durch eine strukturierte Organisation können durch eine kluge Terminvergabe wichtige Arbeitsabläufe effizient geplant und durchgeführt werden.
Terminketten mit unterschiedlich langen Behandlungszeiten und ggf. unterschiedlichen Behandlungszimmern sind die Regel und führen bei korrekter Umsetzung zu einem reibungslosen Abarbeiten der Aufgaben. Persönliche Vorlieben und medizinische Notwendigkeiten nehmen auf die Intervalle und deren Abfolge erheblichen Einfluss.
Hilfreiche Regeln im Rahmen des Terminmanagement in einer kieferorthopädischen Praxis
- Patient verlässt die Praxis nur im Ausnahmefall ohne neuen Termin.
- Das Kontrollintervall für herausnehmbare Apparaturen belaufen sich auf 6-8 Wochen.
- Kontrollintervall für festsitzende Apparaturen: 4-6 Wochen
- Bei einer Gaumennahterweiterungsapparatur (GNE) sollte ein Kontrollintervall von 1 Woche eingeplant werden.
- Kontrollintervall Retentionsgerät: 3-12 Monate
Wichtig in der Terminvergabe und im Terminmanagement
Der Aufwand für die Festlegung dieser allgemeinen Kontrollintervalle und die Etablierung von Terminketten ist nicht unerheblich. Nach einer erfolgreichen Implementierung in den Praxisablauf ergeben sich aber viele Vorteile. So kann man einmal zwei bis drei Termine vereinbaren und spart an der Rezeption wertvolle Zeit.
Beispiele für Terminketten
- Einsetzen einer herausnehmbaren Apparatur (2 Termine):
Abformung und eine Woche später Einsetzen der herausnehmbaren Apparatur - Einsetzen einer festsitzenden Apparatur (2 Termine):
Separieren und eine Woche später Einsetzen der festsitzenden Apparatur - Einsetzen einer Gaumennahterweiterungsapparatur (6 Termine):
Separieren und eine Woche später Einsetzen (vormittags: Bänder anpassen und Abformung, nachmittags: einsetzen) und 3 Kontrolltermine im Abstand von jeweils einer Woche