Terminmanagement in Zeiten von Corona
Egal, ob der Praxisbetrieb weiterläuft oder die Termine der Patienten abgesagt wurden; der Verwaltungsaufwand in der Praxis hat sich häufig verdoppelt. Da derzeit noch nicht absehbar ist, wann und wie der normale Praxisbetrieb wiederaufgenommen werden kann, ist es oft schwer, bereits Folgetermine zu vergeben.
Daher ist es jetzt wichtig, strukturiert und durchdacht an das Terminmanagement heranzugehen. Besonders bedacht geplant werden muss für die Zeit, wenn der Praxisalltag wiederhergestellt ist. Pauschale Lösungen gibt es hier leider nicht, jede Praxis muss sich individuell eine Vorgehensweise erarbeiten.
Es bietet sich jedoch immer an, sich To-Do-Listen oder Prioritätenlisten zu erstellen. Sicherlich wird der ein oder andere Patient auch eine geplante Versorgung zurückstellen, dennoch sollte kein geplanter Patiententermin in Vergessenheit geraten, bzw. nicht neu terminiert werden. Die nachfolgenden Übersichten sollen eine Richtlinie hierfür bieten.
Übersicht verschaffen
Es sollte zunächst geprüft werden, ob eine Übersicht aller Patienten besteht, deren Termin abgesagt wurde und für welche noch kein neuer Termin vereinbart wurde.
Dringende Folgebehandlungen
Außerdem sollte geprüft werden, bei welchen Patienten Behandlungen angefangen wurden und weitere Termine dringend erforderlich sind. In diesem Fall sind Termine zeitnah notwendig. Hierzu gehören unter anderem folgende Behandlungen:
- endodontische Behandlungen mit medikamentösen Einlagen
- indirekte oder direkte Überkappungen mit provisorischem Verschluss
- endodontisch behandelte Zähne mit Erfordernis der Stabilisierung durch einen Stiftaufbau aufgrund einer Frakturgefahr
- notwendige Extraktionen/Osteotomien z. B. nach vorheriger Schmerztherapie wie dentitio difficillis
Behandlungen, die an Genehmigungen gebunden sind
Folgende Fragestellungen sollten geprüft werden, wenn Termine für Behandlungen, die an Genehmigungen gebunden sind, vereinbart werden:
- Zahnersatz: Sind die Heil- und Kostenpläne schon abgelaufen? Muss eine erneute Genehmigung erfolgen?
- Behandlungen, die zum Jahresende terminiert werden: Überlegung, ob Neugenehmigung nach dem 01.10.2020, da sich ab diesem Zeitpunkt die Höhe der Festzuschüsse ändert.
- ggf. Parodontalbehandlungen (KZV Unterschiede!), falls die Genehmigung älter als 6 Monate ist
Termine, zu denen Folgebehandlungen gehören
Im Terminmanagement sollte bei der Planung folgender Behandlungen stets beachtet werden, dass hierzu zwangsweise Folgetermine gehören, die ebenfalls eingeplant werden müssen:
- Individualprophylaxe
- endodontische Behandlungen
- konservierende Vorbehandlung
- Parodontalbehandlungen
- Schienentherapie
- funktionsanalytische therapeutische Vorbehandlungen
- Implantationen bzw. Freilegungen
- Planungs-/Besprechungstermine für Zahnersatz
Termine zur Individualprophylaxe
Letztlich sollten folgende zusammenfassend rückblickende Überlegungen gestellt werden:
- Bei welchen Patienten sind an Maßnahmen der Zahnreinigung Folgebehandlungen notwendig?
- Bei welchen Patienten ist aufgrund des Krankheitsbildes ein engmaschiger Recall erforderlich?
- Welche Patienten haben Termine abgesagt und keinen neuen Termin vereinbart – Recall?
- ggf. Ressourcen schaffen, im Team planen/besprechen, ob zusätzliche Kapazitäten geschaffen werden für begrenzte Zeit z.B. Behandlungen an Samstagen
Fazit
All diese Übersichten und Fragestellungen sollten in Betracht gezogen werden, um ein möglichst effizient priorisiertes Terminmanagement zu führen. Somit ist die Praxis gut vorbereitet, wenn wieder ein geregelter Praxisalltag herrscht.