Digitale Gesundheitsversorgung bei der Bundespolizei startet: Was Zahnarztpraxen jetzt wissen müssen
Seit dem 1. April 2026 stellt die Bundespolizei ihren Polizeivollzugsbeamtinnen und -beamten (PVB) die elektronische Patientenakte (ePA) zur Verfügung. Die Heilfürsorge der Bundespolizei ist somit der erste sonstige Kostenträger, der einen digitalen Zugriff auf Gesundheitsdaten ermöglicht. Der Zugriff auf die Gesundheitsdaten erfolgt durch die Ausgabe einer elektronischen Gesundheitskarte (eGK). Zusätzlich erlaubt die ePA eine sichere und strukturierte Ablage medizinischer Dokumente, die jederzeit von berechtigten Leistungserbringern, etwa Zahnarztpraxen, eingesehen und aktualisiert werden können. Damit profitieren sowohl Beamtinnen und Beamte als auch behandelnde Praxen von einer verbesserten Kommunikation und einem effizienteren Austausch relevanter Gesundheitsinformationen.
Die ePA erleichtert daher unter anderem
- die Zusammenstellung von Befunden,
- die Übersicht über bereits erfolgte Behandlungen und
- die genaue Dokumentation von Therapiemaßnahmen.
Zugleich bleibt der Datenschutz streng gewahrt, da der Zugriff auf die digital gespeicherten Daten ausschließlich nach vorheriger Einwilligung der bzw. des Versicherten und mittels moderner Verschlüsselungstechnologien erfolgt.
Für die Zahnarztpraxis ist vor allem ein Punkt jetzt entscheidend: Zu Beginn des zweiten Quartals 2026 kann es vermehrt zu Anfragen von Bundespolizisten kommen, die ihre ePA aktiv nutzen und befüllen lassen möchten.
Opt-out-Regelung: Wer hat eine ePA?
Auch für Bundespolizisten wird die elektronische Patientenakte (ePA) automatisch eingerichtet, sofern sie dieser nicht ausdrücklich widersprechen. Dieses Opt-out-Prinzip stellt sicher, dass die große Mehrheit der Polizeivollzugsbeamtinnen und -beamten ohne aktives Zutun von den Vorteilen der ePA profitieren kann. Der Prozess läuft dabei ähnlich wie bei gesetzlich versicherten Personen ab: Nach der Information über die Einführung der ePA haben die Anspruchsberechtigten die Möglichkeit, innerhalb einer Frist das Anlegen ihrer Akte abzulehnen. Erfolgt kein Widerspruch, wird die ePA automatisch angelegt, sodass sowohl die Nutzung als auch das Befüllen der Akte im Praxisalltag problemlos umgesetzt werden kann.
Für Zahnarztpraxen ist es daher wichtig, grundsätzlich davon auszugehen, dass Patientinnen und Patienten aus dem Bereich der Heilfürsorge der Bundespolizei mit einer aktiven ePA in die Praxis kommen. Dies erleichtert den Zugang zu medizinischen Dokumenten, verbessert die Übersicht über bereits erfolgte Behandlungen und fördert einen reibungslosen Informationsaustausch zwischen den behandelnden Stellen.
Alle anspruchsberechtigten Bundespolizisten erhalten automatisch eine ePA – es sei denn, sie haben der Einrichtung aktiv widersprochen.
Für die Zahnarztpraxis heißt das: Sie sollten grundsätzlich damit rechnen, dass diese Patientengruppe über eine ePA verfügt.
Wichtiger Praxis-Hinweis: Anfragen zur Befüllung der ePA
Gerade bei der Nutzung der elektronischen Patientenakte (ePA) durch Bundespolizisten werden Zahnarztpraxen häufig darum gebeten, aktuelle Befunde in die ePA einzustellen. Dabei handelt es sich zum Beispiel um Röntgenbilder, Therapiepläne oder Laborergebnisse, die für die weitere Behandlung relevant sind. Die Bereitstellung solcher Dokumente ermöglicht den behandelnden Ärztinnen und Ärzten sowie den Patientinnen und Patienten eine lückenlose Dokumentation aller bisherigen Untersuchungen und Diagnosen. So wird sichergestellt, dass wichtige Befunde künftig schnell digital verfügbar sind und nicht bei unterschiedlichen Praxen oder in Papierform verloren gehen. Damit dies reibungslos abläuft, ist es entscheidend, dass Zahnarztpraxen ihre Praxisverwaltungssysteme an die Anforderungen der ePA-Anbindung anpassen und die zuständigen Mitarbeitenden im Umgang mit dem neuen Prozess schulen. Die Datenübertragung erfolgt dabei stets verschlüsselt und nur nach ausdrücklicher Einwilligung des Patienten, was die Rechtssicherheit und den Schutz sensibler Gesundheitsdaten gewährleistet.
Die Abrechnung der Erstbefüllung und Aktualisierung der elektronischen Patientenakte erfolgt über
- BEMA-Nr. ePA1 (4 Punkte): Erstbefüllung der elektronischen Patientenakte, und
- BEMA-Nr. ePA2(2 Punkte): Aktualisierung der elektronischen Patientenakte.
Für die Zahnarztpraxis bedeutet die Einführung der ePA daher eine neue Schnittstelle im Praxisalltag, die organisatorisch, kommunikativ und technisch berücksichtigt werden sollte.
Fazit für die Zahnarztpraxis
Die Einführung der ePA bei der Bundespolizei führt kurzfristig vor allem zu mehr Patientenanfragen rund um die Befüllung der Akte. Zahnarztpraxen sollten darauf vorbereitet sein und ihr Team entsprechend sensibilisieren. Es empfiehlt sich, interne Prozesse frühzeitig zu überprüfen und anzupassen, um die Integration der ePA in den Praxisalltag möglichst reibungslos zu gestalten. Dazu zählt sowohl
- die technische Anbindung des Praxisverwaltungssystems an die Telematikinfrastruktur
- die klare Kommunikation innerhalb des Praxisteams sowie
- die klare Kommunikation gegenüber den Patienten.
Um die an sie gestellten Anforderungen erfüllen zu können, benötigen besonders die Mitarbeitenden an der Rezeption klare Informationen zu den neuen Arbeitsabläufen. Schulungen und regelmäßige Informationen helfen, Unsicherheiten abzubauen und den sicheren Umgang mit digitalen Gesundheitsdaten zu stärken. Durch eine sorgfältige Vorbereitung und fortlaufende Weiterbildung wird sichergestellt, dass Zahnarztpraxen den Anforderungen der digitalen Patientenakte gerecht werden und ihre Patientinnen und Patienten optimal unterstützen können.
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