Delegation als wesentlicher Erfolgsfaktor der Praxisorganisation
„Der Zahnarzt als Unternehmer“ war in den vergangenen Jahren ein weit verbreiteter Veranstaltungstitel. Dies sollte die zunehmende Relevanz betriebswirtschaftlicher und prozessorientierter Themen in den Fokus der Praxisinhaber rücken. „Die moderne Zahnarztpraxis beschäftigt sich ausgiebig mit der Betriebswirtschaft“, so der allgemeine Tenor der für die Zahnmedizin tätigen Service- und Dienstleistungsunternehmen.
Der Zahnarzt als Unternehmer?!
Wie wichtig es ist, sich betriebswirtschaftliches Wissen anzueignen und Praxisabläufe professionell zu strukturieren, wird niemand ernsthaft in Frage stellen. Dennoch zeigen zahlreiche Gespräche und Diskussionen im Arbeitsalltag, dass der Großteil der Zahnmediziner sich verständlicherweise dem medizinischen Teil Ihrer Tätigkeit deutlich stärker verbunden fühlt, als dem unternehmerischen. Formuliert man also den Titel in „Der Zahnarzt als Behandler“ um, ist die Wahrscheinlichkeit deutlich größer, auf interessierte Gesprächspartner oder Seminarteilnehmer zu stoßen. Was selbstverständlich klingt, ist in der Realität jedoch schwierig zu meistern.
Delegation = Fokus auf das „Kerngeschäft Behandlung“
Es gibt zahlreiche Branchen, in denen der Eigentümer eines Unternehmens nicht eigenhändig das Tagesgeschäft realisiert. Hierfür hat er eine angemessene Zahl an Mitarbeitern, an die spezifische Aufgaben(-bereiche) delegiert werden, von lat. delegare: „hinschicken, anvertrauen, übertragen“. Der Inhaber kümmert sich währenddessen um Bereiche wie Personal- und Finanzmanagement, plant die strategische Ausrichtung bestehender oder analysiert potenzielle neue Geschäftsfelder. Was auf dem Papier profan wirkt, ist aus betriebswirtschaftlicher Sicht ganz essentiell für den (zukünftigen) Erfolg einer Unternehmung.
In der Zahnmedizin ist dies ganz grundsätzlich anders: Da steht der Inhaber selbst am Behandlungsstuhl und erwirtschaftet gemeinsam mit seinem Team den Praxisumsatz. Erfolgreiche Delegation hat hier nun ganz pragmatische und auch finanzielle Konsequenzen: Betriebswirtschaftlich betrachtet ist es erstrebenswert, möglichst viel der zahnärztlichen Arbeitszeit auch tatsächlich im Behandlungszimmer am Patienten zu verbringen („quasi das „Kerngeschäft“ der Unternehmung Zahnarztpraxis). Die Zahl der administrativen Tätigkeiten gilt es im angemessenen Rahmen zu halten, was für viele Praxisinhaber durch zunehmende gesetzliche Vorschriften, formaljuristische Komplexität und zusätzliche für den Praxiserfolg notwendige Maßnahmen, wie z. B. dem erfolgreichen Umsetzen des strategischen Praxismarketings, eine große Herausforderung ist. Dabei ist die zahnärztliche Behandlung von Patienten die hauptsächliche Tätigkeit und die einzelne Behandlungsstunde eine der teuersten laufenden Investitionen der Zahnarztpraxis.
Interne und externe Delegation für einen rentablen Praxisbetrieb
Entscheidend ist, nicht nur einzelne Aufgaben zu delegieren, sondern ganze Verantwortungsbereiche: Das schafft freie Kapazitäten für die Arbeit am Patienten und motiviert durch das entgegengebrachte Vertrauen die eigenen Mitarbeiter, denn sie haben den „Hut“ für einen Bereich auf, können mehrere zusammenhängende Aufgaben effizient verbinden und damit in Qualität und zeitlicher Dauer laufend optimieren. Nur einzelne, kleine, immer gleiche Aufgaben zu delegieren schafft weder große Entlastung für die Behandler, noch steigert bzw. hält dies die Motivation beim Praxisteam. Ganz praktische Beispiele guter Delegation sind durchdachte Prophylaxe- bzw. Mundhygiene-Konzepte mit erfahrenen ZMP oder Dentalhygienikerinnen: Umsatzerlöse werden gesteigert und Patienten werden gebunden, ohne dass der Zahnarzt selbst Stunden „investiert“. Ebenso können laufende Marketingaufgaben wie die Pflege der Praxishomepage nach kurzer Einarbeitung hervorragend delegiert werden.
Die nächste Stufe der Delegation ist das Outsourcing, quasi die externe Delegation von zentralen Aufgaben, die ein Dritter im Auftrag der Praxis übernimmt: Angefangen bei der klassischen Zusammenarbeit mit einem gewerblichen Labor über die externe Abrechnungsdienstleistung, die Positionierung und laufende Betreuung der Praxis durch professionelle Marketingagenturen oder das Forderungsmanagement über einen Factoringdienstleister.
Auch hier gilt, wie bei der internen Delegation: Die eigene Zeit maximal sinnvoll einzusetzen, während spezialisierte Unternehmen entlang der gesamten Prozesskette einer Praxis unterstützend zur Seite stehen. Eine intensive Auseinandersetzung mit den wesentlichen Praxisprozessen, die klare Definition und Strukturierung von Arbeitsplätzen sowie die optimale Zusammenstellung professioneller Dienstleister rund um den Behandlungsablauf sorgt für Personaleffizienz und einen rentablen Praxisbetrieb.
Dabei steht zu guter Letzt nicht nur der zeitliche Aspekt im Fokus: Vielmehr sorgen die zunehmende Komplexität der Fragestellungen und Aufgaben sowie die damit einhergehende Erfordernis, absolutes Fachwissen in bestimmten Bereichen zu haben, für die Notwendigkeit des Einsatzes von spezialisierten Experten aus den jeweiligen Bereichen. Denn dieses Fachwissen im eigenen Betrieb aufzubauen, ist auch in der Wirtschaft ein teures, bisweilen unmögliches Unterfangen.