Der Laborauftrag – Vorgehensweise, Inhalt und Hinweispflicht

Sobald die Arbeit des Praxisteams am Patienten erledigt ist und der Zahnarzt den Auftrag an das Labor vergibt, entstehen oft die ersten Probleme und Missverständnisse durch unzureichend ausgefüllte Laborauftragszettel.

Die seitens des Dentallabors gelieferten Laborauftragszettel sind in der Regel zwei- oder dreifach mit Durchschlag und gelocht. Nutzen Sie diesen Service! Behalten Sie grundsätzlich einen Durchschlag in Ihrer Praxis. Denn nur wenn Sie die Laborkorrespondenz konsequent verwalten, haben Sie den Überblick über vergebene Aufträge und deren derzeitigen Bearbeitungsstand. Solch ein Vorgehen ist die Grundvoraussetzung jeglicher Organisation zwischen Praxis und Labor.

Inhalt des Laborauftrages

Folgende Punkte werden häufig vergessen und unterbrechen unnötig den Ablauf zwischen Praxis und Labor. Rückrufe sind nötig und Termine können nicht eingehalten werden, weil Informationen fehlen.

1. Hat der Laborauftrag einen Zahnarztstempel? Weiß das Labor, das ja mehrere Zahnärzte als Kunden hat, woher der Auftrag gekommen ist?
2. Sind die Abdrucklöffel richtig desinfiziert und eingepackt? Ideal sind Labortüten, die gleichzeitig eine Tasche für den Auftrag und die Abdrücke haben.
3. Sind die Abdrücke richtig verpackt? Es dürfen z. B. niemals Impregum-Abdrücke zu feuchten Alginat-Abdrücken gelegt werden. Hydro-Abdrücke müssen separat in eine Serviette eingewickelt werden.
4. Sind die Abdrucklöffel beschriftet? Der Zahnarzt wundert sich, dass er immer weniger Abdrucklöffel zur Verfügung hat und das Labor hat einen Korb voller Löffel und weiß nicht, wem sie gehören.
5. Ist auf dem Laborauftrag angekreuzt, ob es sich um einen Privat- oder Kassenpatienten handelt?
6. Ist das Metall notiert, aus dem die Arbeit gefertigt werden soll? Die Standard-Versorgung ist NEM – will das der Patient auch wirklich?
7. Wurde der Patientenname aufgeschrieben?
8. Wurde das Geschlecht angegeben (m/w)? Eine Frontzahnbrücke für einen Mann wird anders aussehen als für eine Frau.
9. Sind die Termine mit dem Labor abgestimmt und wurden diese vom Labor bestätigt? Arbeiten Sie unbedingt mit Vorplanungen. Sowohl der Patient als auch der Zahnarzt kennen lange im Voraus den gemeinsam vereinbarten Zahnarzttermin – warum nicht das Labor auch? Je länger im Voraus das Labor eine Planungssicherheit hat und mit Ihren Aufträgen rechnen kann, umso kürzere Termine wird es Ihnen anbieten und umso freier sind noch die wirklich guten Techniker.
10. Liegt der Biss bei oder sind Situationsmodelle angefertigt worden?
11. Geben Sie als Praxis alles mit, was dem Labor zur Erstellung der Arbeit hilft. Verwenden Sie immer nur einen Auftragszettel für eine Arbeit. Nur so stellen Sie sicher, dass alle Informationen, die Sie dem Labor geben oder das Labor an Sie schreibt, auch wirklich zusammenbleiben. Versehen Sie jeden Wunsch mit Datum. Die Angabe „Biss 2 mm heben“ kann mehrfach vom Labor durchgeführt werden, wenn verschiedene Techniker an Ihrer Arbeit sitzen. Schreiben Sie deswegen „24.02., Biss 2 mm heben“. Das Labor sollte dann die Fertigstellung der Arbeit mit „erledigt“ auf dem Auftragszettel quittieren.
12. Schreiben Sie nie den genauen Termin auf den Laborauftrag, an dem Sie die Laborarbeit benötigen. Geben Sie dem Labor jedoch immer genügend Zeit für die beauftragte Arbeit. Korrekturen sind ärgerlich und zeitaufwendig, wenn das Labor zu wenig Zeit zur Bearbeitung hatte. Sobald die Arbeit neu gefertigt werden muss, haben alle drei beteiligten Parteien gezwungenermaßen die Zeit (Praxis, Labor, Patient). Also: Lassen Sie sich einen halben Tag Spiel. Schreiben Sie z. B. 9 Uhr, wenn der Patient um 15 Uhr kommt.
13. Sind Hinweise an das Labor notiert, wenn es sich um einen kranken Patienten handelt (Hepatitis, HIV etc.)? Wenn Sie Angst vor Datenschutzverletzungen haben, vergeben Sie als Patientenname einfach eine Nummer. Dadurch kann niemand im Labor die Krankheit mit einem Patienten in Verbindung bringen.
14. Ist die Zahnfarbe ausgesucht worden oder ist klar, wann sie ausgesucht wird (z. B. bei der Gerüsteinprobe)? Oder kommt der Patient sogar ins Labor? Die fehlende Zahnfarbe ist der häufigste Grund für eine Terminverschiebung seitens des Labors.
15. Sind alle Informationen bezüglich der Rechnungslegung auf dem Laborauftrag vermerkt? Gegebenenfalls sollten Sie aufschreiben, was der Patient eventuell an Mehrkosten selbst trägt.

Hinweispflicht

Bei gleichartigem oder andersartigem Zahnersatz ist das Dentallabor hinsichtlich der über die Regelversorgung hinausgehenden Leistungen nicht an das BEL II gebunden. Dafür muss die BEB oder eine andere Vereinbarung herangezogen werden.

Für alle drei Kategorien des Zahnersatzes gilt:
Um dem Dentallabor eine ordnungsgemäße Preisgestaltung zu ermöglichen, muss es informiert werden, ob eine Regelversorgung, ein gleichartiger oder andersartiger Zahnersatz geplant ist. Eine ordnungsgemäße Rechnungslegung beinhaltet die Verpflichtung, die Laborrechnung in nachvollziehbarer und nachprüfbarer Form zu erstellen.

Laborabrechnung

• Regelversorgung: BEL II
• Gleichartige Versorgung: BEL II + BEB
• Andersartige Versorgung: BEB