Regelung von Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten

Um dieser Situation vorzubeugen verpflichtet der Gemeinsame Bundesausschuss (GBA) in seiner QM-RL¹ vgl. § 4 Methoden und Instrumente) zur Implementierung des Instrumentes: Regelung von Verantwortlichkeiten und Zuständigen.

Im Detail heißt es: “Die Organisationsstruktur², Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten und Entscheidungskompetenzen werden schriftlich, beispielsweise durch eine Tabelle, Grafik oder ein Organigramm, festgelegt. Dabei werden wesentliche Verantwortlichkeiten besonders für alle sicherheitsrelevanten Prozesse berücksichtigt.“

Wenn Sie ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) in Ihrer Praxis einführen sind demzufolge die Regelung von Verantwortlichkeiten und Zuständigen ein grundlegendes und unabkömmliches Basisinstrument auf dem weitere QM Instrumente aufgebaut werden.

Die schriftliche Dokumentation der Verantwortung und Zuständigkeit in Organigramm, Verantwortungs- & Zuständigkeitsmatrix und die schriftliche Benennung von Beauftragten, sorgen für Transparenz und Stärkung des Verantwortungsbewusstseins. Rückfragen, Doppelarbeiten, Verzögerungen und Störungen im Alltag werden mithin verhindert.

Das Organigramm - ein auf dem Kopf stehender „Stammbaum“

Unter einem Organigramm versteht man die bildliche bzw. graphische Darstellung der Organisationsstruktur einer Praxis. Gewöhnlich wird hier eine Baumstruktur angewendet, die sich von oben nach unten weiter verzweigt und gleichzeitig Über- und Unterordnungsverhältnisse darstellt. Zweck eines Organigramms ist die schnell erfassbare Visualisierung und Transparenz.Bei der Erstellung des Organigramms gibt es folgende Alternativen:  

• Abbildung von PERSONEN und Unterstellungsverhältnisse (Praxisleitung, Vertretung, Erstkraft/Praxismanager, Mitarbeiter, Auszubildende, Hilfskräfte
• Abbildung der verschiedene FUNKTIONSBEREICHE (Labor, Assistenz, Empfang, OP) mit ihren Aufgaben und Verantwortlichkeiten 

Hilfe bei der grafischen Darstellung bieten verschiedene Textverarbeitungsprogramme. 

Ist eine Person, die für etwas verantwortlich ist, nicht auch gleichzeitig dafür zuständig? Im Alltag werden die Begriffe synonym verwenden, dennoch gibt es einen bedeutenden Unterschied. 

Die Übertragung von Verantwortung ist „mehr“ als Zuständigkeit. Neben dem „Zuständig-Sein“ gehört zur Übertragung der Verantwortlichkeit u.a. die Auswahl der entsprechenden Person, die konkrete Übergabe der Verantwortlichkeit sowie die ausdrückliche Verantwortungsannahme der betroffenen Person. Hierbei sollten unbedingt Qualifikation und die zeitlichen Kapazitäten der Person berücksichtigt werden. Ein weiterer wichtiger Fakt hierbei ist, dass die Gesamt- bzw. Grundverantwortung immer beim Praxisinhaber bleibt!

Für eine Übertragung von Verantwortlichkeiten sollten folgende Voraussetzungen erfüllt sein: 

• Darf die Verantwortung gemäß Delegationsrahmen & Zahnheilkundegesetz delegiert werden?
• Verfügt die betroffene Person über notwendige Qualifikation & Kenntnisse?
• Ist eine zeitliche Kapazität bei der betroffenen Person vorhanden?
• Ist die Person motiviert, die Verantwortung und Ziele umzusetzen? 

Mögliche Verantwortlichkeiten, die in einer Praxis delegiert werden können, sind u.a.:

Qualitätsmanagement, Hygiene, Datenschutz, Brandschutz, Strahlenschutz, Erste Hilfe, Arbeitssicherheit, Arzneimittel, EDV, Material, Medizinproduktesicherheit, Röntgen, Ausbildung. 

Der Träger der Verantwortung wird als „Beauftragter“ bezeichnet z.B. Qualitätsmanagementbeauftragter (QMB), Hygienebeauftragter, Datenschutzbeauftragter  

Persona Q wird vom Praxisinhaber zum QMB benannt. Die Benennung als QMB stellt eine Delegation einer VERANTWORTUNG durch den Praxisinhaber dar. Die Person Q wird sofern die vorab genannte Voraussetzung erfüllt sind zum Träger von Verantwortung.

Im Rahmen des QMS müssen für den Empfang Checklisten erstellt und kontinuierlich aktualisiert werden, diese Aufgabe kann Persona Q an Persona E übertragen. 

Hier wird eine Zuständigkeit festgelegt. Persona E ist für das Erstellen und Aktualisieren von Checklisten für den Empfang zuständig. Die Verantwortung für den das QM bleibt allerdings bei Persona Q. 

Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten lassen sich gut in Tabellen-Form dokumentieren. Ein Wechsel von verantwortlichen und/oder zuständigen Personen sollte zeitnah dokumentiert werden. Ebenfalls sollten für den Fall der Fälle Vertretungen festgelegt werden, denn wenn dies nicht erfolgt, denkt der eine, dass es der andere macht und am Ende macht es keiner! Eine Situation die wir durch ein aktives QM allerdings verhindern können!

¹ Qualitätsmanagement Richtlinie
² mit Organisationsstruktur ist der Aufbau bzw. die innere Gliederung der Praxis gemeint