Die 10 meist gestellten Fragen zur Praxisbegehung

Sogenannte anlassunabhängige Praxisbegehungen seitens der zuständigen Regierungspräsidien sind mittlerweile bereits Routine.Eine Praxis sollte sich nicht die Frage stellen „Trifft es mich überhaupt?“, sondern die Frage muss lauten „Wann trifft es mich?“.Beschäftigen Sie sich mit dem Thema, dann werden Sie feststellen, dass eine beantwortete Frage die nächsten neuen Fragen aufwirft.Die 10 meist gestellten Fragen zum Thema Praxisbegehung beantworten wir Ihnen hier:

1. Müssen wir uns vor der Begehung fürchten?

„Fürchten“ ist sicherlich zu hart ausgedrückt. Sie handeln bestimmt bereits hygienetechnisch nach bestem Wissen und Gewissen. Jedoch sollten Sie sich in jedem Fall über die Ernsthaftigkeit der aktuellen Hygienerichtlinien im Klaren sein und den daraus entstehenden Mängeln, die bei einer Begehung beanstandet werden, wenn Sie sich als Verantwortlicher nicht an die aktuellen Vorgaben halten bzw. diese nicht umsetzen und/oder dokumentieren.

Der Aufwand, der dann entsteht, um die Mängel in einer vorgegebenen Zeit zu beheben, ist zeitaufwendiger, nervenzehrender und in der Regel kostspieliger, als wenn Sie sich rechtzeitig Schritt für Schritt mit der Umsetzung der Richtlinien beschäftigen.

2. Wird eine Praxisbegehung angekündigt oder steht einfach jemand in der Praxis?

Solange keine Anzeige vorliegt, erhalten Sie vom Regierungspräsidium, Abteilung Gesundheitswesen einen Brief mit einem vorgegebenen Termin. Bis zum Begehungstermin (in der Regel nach ca. 4 Wochen) haben Sie gewiss noch etwas Zeit, Ihr bestehendes praxiseigenes Hygienemanagement auf den aktuellen Stand zu bringen, für eine komplette Neugestaltung wird die Zeit aber zu knapp sein.

3. Muss ich als Praxisinhaber anwesend sein?

Ideal ist es, wenn Sie sich zusammen mit Ihrer Hygienebeauftragten und ggf. der QM-Beauftragten an diesem Tag die Zeit nehmen, mit dem Sachbearbeiter durch die Praxis zu gehen, das heißt, an diesem Tag im Idealfall auch keine Patientenbehandlung einplanen. Zeigen Sie sich in jedem Fall kooperativ.

4. Wie lange dauert eine Praxisbegehung?

Um auf Nummer sicher zu gehen, fragen Sie bei dem Sachbearbeiter nach, wie viel Zeit Sie für die Begehung einplanen sollen. In der Regel ist es mit einem einfachen „Liste-Abhaken“ nicht getan. Der Sachbearbeiter nimmt sich Zeit, sich alles genauestens erklären und zeigen zu lassen. Da sieht er dann tatsächlich, ob die Abläufe richtlinienkonform durchgeführt werden oder eben nicht. Dies kann bis zu mehreren Stunden dauern.

5. Welche Bereiche werden in der Praxis begutachtet?

Es erfolgt tatsächlich ein sogenannter „Rundumschlag“: von der Sachkenntnis Ihrer Mitarbeiter über Ihr Raum- und Zonenkonzept im Aufbereitungsraum, Verfahrensvalidierung, Routineprüfungen Ihrer Geräte, wasserführende Systeme, Risikobewertung und Einstufung der Medizinprodukte, Aufbereitung Ihrer Medizinprodukte, Verpackung und Bereitstellung, Chargendokumentation und Freigabeentscheidung, Lagerung von Medizinprodukten/Medikamenten bis zum Bestandsverzeichnis gemäß § 8 MP BetreibV.

Hinzu kommt, dass seit April 2014 der G-BA für Zahnärzte eine Änderung der QM-Richtlinien vorgenommen hat, welche besagt, dass das Hygienemanagement mit in das QM hineingehört.

Das heißt, für alle Abläufe in der Hygiene – im Speziellen bei der Aufbereitung – müssen Arbeitsanweisungen, Checklisten, Freigabebestätigungen, Risikoeinstufungen, Hygienepläne im Qualitätsmanagement-Handbuch integriert sein. Sollten diese fehlen oder nicht den Richtlinien entsprechen, werden Sie gebeten, dies nachzuholen.

6. Muss ich als Praxisinhaber alle Richtlinien im Einzelnen kennen?

Im Grunde genommen ja! Und sicher kennen Sie die Bestimmungen auch. Leider hakt es immer wieder bei der Umsetzung. Es gibt im Praxisalltag viele andere wichtige Tätigkeiten, die erledigt werden müssen, da fehlt oftmals einfach die Zeit für die gesamte Dokumentation. Außerdem hat man in der Vergangenheit noch nie Probleme gehabt, weil man ja schließlich hygienisch nach bestem Wissen und Gewissen arbeitet.

7. Ab wann sind Hygieneanforderungen so unzureichend erfüllt, dass eine Praxis geschlossen werden kann?

Wenn dem Sachbearbeiter aufgrund der Begehung klar ist, dass eindeutig fahrlässig gehandelt worden ist, wäre das ein Grund für eine Praxisschließung.

Wenn zum Beispiel zum Zeitpunkt einer Begehung nicht nachgewiesen werden kann, dass die Aufbereitungsmaßnahmen gerade bei kritisch eingestuften Medizinprodukten richtliniengemäß durchgeführt worden sind oder Sterilisatoren defekt zum Einsatz kommen, wäre eine Schließung möglich. Das ist sicherlich die härteste Maßnahme. In der Regel bekommen Sie die Gelegenheit, innerhalb von sechs Monaten die Mängel zu beheben. Je nach Fehlverhalten muss mit Bußgeldern bis zu 25.000.- Euro gerechnet werden.

8. Gibt es Stellen, die bei Begehungen geprüft werden, an die man gar nicht denkt?

Die gibt es tatsächlich. Mittlerweile ist bekannt, dass im klinischen Bereich (Behandlungsräume) keine Stoffvorhänge, Blumen, nicht abwaschbare Bilder etc. hängen dürfen. Woran ebenfalls oft nicht gedacht wird und was oft auch nicht als Prozess im QM-Handbuch integriert ist, ist zum Beispiel, dass der Griff des Beladungsträgers und die Oberfläche des DAC nach dem Einsetzen der Übertragungsinstrumente zu desinfizieren sind, da es sich bei der Beladung um noch nicht gereinigte und noch nicht desinfizierte Instrumente handelt.

Es kommt auch vor, dass die eingesetzten Schutzhandschuhe bei der Instrumentenaufbereitung nicht ordnungsgemäß nach Herstellerangaben desinfiziert werden. Oder es werden Boxen für sterile Instrumente verwendet, die nicht über Dichtungen verfügen, oder die eine Filtervorrichtung haben, die den Dampfdurchtritt während der Sterilisation gewährleistet. In beiden Fällen ist das Sterilgut vor Rekontamination nicht geschützt.

9. Brauchen wir unbedingt eine Hygienebeauftragte in der Praxis? Oder können das alle Mitarbeiter machen?

Es ist auf jeden Fall von Vorteil, mindestens einen Mitarbeiter zu qualifizieren, der als Hygienebeauftragter Ihr hauptverantwortlicher Mitarbeiter bzw. Ansprechpartner ist und Sie als Praxisinhaber bei der korrekten Umsetzung der Hygienerichtlinien unterstützt.

Fachkenntnis können Ihre Mitarbeiter in diversen Fortbildungskursen, die die entsprechenden Kenntnisse vermitteln, erlangen. Wichtig ist hier, dass auf den Teilnahmebescheinigungen die Inhalte und zugehörigen Stundenzahlen möglichst detailliert aufgeschlüsselt werden.

Alle anderen Mitarbeiter, die mit der Aufbereitung von Instrumenten beschäftigt sind, müssen jedoch ebenso über Sachkenntnis verfügen und diese nachweisen können. In der Regel ist diese Forderung mit Abschluss der Berufsausbildung zur Zahnmedizinischen Fachangestellten erfüllt, allerdings sind in dieser Angelegenheit das Regierungspräsidium, Abteilung Gesundheitswesen, und die KZVen nicht einer Meinung. Eine gemeinsame akzeptable Lösung muss noch gefunden werden.

10. Darf der Chef auch Instrumente aufbereiten und freigeben?

Generell ist es nicht Brauch, dass der Praxisinhaber sich mit der Aufbereitung der MP beschäftigt. Vielleicht öffnet er den Sterilisator und entnimmt die Instrumente nach Programmende und Abkühlzeit. Er muss sich dabei an die geltenden Anforderungen halten.

In der Regel wird davon ausgegangen, dass der Praxisinhaber aufgrund seines Studiums die Sachkenntnis besitzt bzw. er für diese Tätigkeiten sachkundiges Personal hat. Bei einer behördlichen Begehung entscheidet letztendlich der Prüfer, inwieweit der Praxisinhaber die geforderten Sachkenntnisse besitzt. Bei mangelnder Sachkenntnis kann der Begeher die Teilnahme an einem Sachkundekurs fordern oder die Tätigkeit untersagen.

Die Ernsthaftigkeit einer behördlichen Praxisinspektion sollte jedem bewusst sein.
Beanstandungen der Behörden können mitunter sehr teuer werden, zudem können festgestellte Mängel zu erheblichen Konsequenzen führen.
Einmal davon abgesehen, dass die behördlichen Begehungen in der Regel nicht kostenlos sind, können die Strafen der Aufsichtbehörde von Bußgeldern über einstweilige Verfügungen bis hin zur Praxisschließung reichen.

Eine gute und effiziente Vorbereitung auf die Begehung ist daher unerlässlich.

Unser Tipp:

Mit dem Leitfaden Praxisbegehung, bereiten Sie sich optimal auf die behördliche Kontrolle vor. Dabei werden sowohl theoretische Aspekte (rechtliche Grundlagen, Vorgaben der Präsidien und Gesundheitsämter) als auch viele praktische Handlungsempfehlungen vermittelt.
Zu allen Fragen rund um das Thema Hygienerichtlinien und behördliche Kontrolle finden Sie im „Leitfaden Praxisbegehung – Optimale Vorbereitung auf die behördliche Kontrolle in der Zahnarztpraxis“ detaillierte Informationen für Ihre praxisnahe Umsetzung.

Zu diesem Thema bietet die Spitta Akademie folgende Seminare an:

• Hygienemanagement und behördliche Begehungen in der zahnärztlichen Praxis
• Sachkundelehrgang zur Aufbereitung der zahnärztlichen Instrumente

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